Aktualisiert am 29. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Ausgefülltes Muster, Rechtslage nach BGB und HGB und eine Beispiel-E-Mail
Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Antwort des Auftragnehmers auf eine Bestellung: Sie bestätigt, welche Leistung er zu welchem Preis und bis wann erbringt. Je nachdem, was vorher geschah, hält sie einen schon geschlossenen Vertrag fest, oder der Vertrag kommt erst durch sie zustande. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Auftragsbestätigung gibt es nicht, bei bestimmten Verträgen mit Verbrauchern aber schon (§ 312f BGB). Auf dieser Seite finden Sie ein ausgefülltes Auftragsbestätigung Muster einer erfundenen Schreinerei als Word-Datei, mit Nettopreisen, 19 % MwSt und einer deutlich gekennzeichneten Abweichung. Darunter lesen Sie, was in eine Auftragsbestätigung gehört, wie sie sich vom Angebot und vom kaufmännischen Bestätigungsschreiben unterscheidet, was gilt, wenn sie von der Bestellung abweicht, und wie eine Auftragsbestätigung per E-Mail aussieht.
Das Muster zeigt eine vollständig ausgefüllte Auftragsbestätigung der erfundenen Schreinerei Albers aus Würzburg an die Buchhandlung Seidel in Kitzingen. Bestellt sind eine Ladentheke, sechs Wandregale und zwei Büchertische aus Eiche, mit Lieferung und Montage. Die Schreinerei hatte ihr Angebot freibleibend abgegeben. Die Bestellung der Buchhandlung ist deshalb der Antrag, und erst die Auftragsbestätigung nimmt ihn an. In einem Punkt weicht sie ab: Die Montage ist eine Woche später möglich als bestellt. Diese Änderung gilt nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Die Schreinerei kennzeichnet sie deshalb ausdrücklich und bittet um Zustimmung bis zum 9. Oktober 2026, dem Datum im Feld Gültig bis. Die Preise stehen netto in der Tabelle, mit 19 % MwSt und Gesamtbetrag.
Dieses Angebot kann auf dieser Seite als Word-Dokument (.docx) heruntergeladen werden.
Von: Schreinerei Albers, Würzburg
An: Buchhandlung Seidel, Kitzingen
Datum: 1. Oktober 2026
Referenz: AB-2026-088
Gültig bis: 9. Oktober 2026
Vielen Dank für Ihre Bestellung vom 28. September 2026. Wir bestätigen Ihnen den Auftrag auf Grundlage unseres Angebots AN-2026-112 vom 14. September 2026 und des Aufmaßes, das wir am 10. September 2026 in Ihrer Buchhandlung genommen haben. Leistungen und Preise entsprechen Ihrer Bestellung. Abweichend von Ihrer Bestellung können wir die Montage erst eine Woche später ausführen. Die Einzelheiten stehen unter Termine.
Wir fertigen eine Ladentheke aus Eiche massiv, 3,20 m lang, mit Kassenfach, zwei Schubladen und einer Ablage für Tüten. Dazu kommen sechs Wandregale aus Eiche, je 1,00 m breit und 2,40 m hoch, mit je fünf verstellbaren Böden, sowie zwei Büchertische auf feststellbaren Rollen. Alle Oberflächen werden geölt. Wir liefern und montieren die Möbel, bauen die alte Theke ab und entsorgen sie. Nicht enthalten sind Elektroarbeiten für Kasse und Beleuchtung, das Ausräumen der alten Regale und Malerarbeiten an den Wänden.
In Ihrer Bestellung haben Sie die Montage für die 45. Kalenderwoche gewünscht. Unser Holzlieferant kann die Eichenplatten erst am 30. Oktober 2026 liefern. Abweichend von Ihrer Bestellung montieren wir deshalb am Montag, 9. November, und am Dienstag, 10. November 2026, jeweils von 7 bis etwa 15 Uhr. Am Nachmittag des 10. November nehmen wir die Möbel gemeinsam mit Ihnen ab.
Die Preise entsprechen unserem Angebot AN-2026-112 und stehen einzeln in der Tabelle unten. Alle Beträge sind Nettobeträge zuzüglich 19 % MwSt. Der Auftrag umfasst 11.380,00 € netto, 2.162,20 € MwSt und 13.542,20 € brutto. Der spätere Montagetermin ändert am Preis nichts. Zusätzliche Arbeiten führen wir nur nach Ihrer Freigabe aus und berechnen sie mit 55,00 € netto je Stunde.
Nach Ihrer Zustimmung stellen wir eine Anzahlung von 50 % des Gesamtbetrags in Rechnung, also 6.771,10 €, zahlbar innerhalb von 10 Tagen. Die Schlussrechnung über die restlichen 6.771,10 € folgt nach der Abnahme und ist innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar. Bitte geben Sie bei jeder Zahlung die Nummer AB-2026-088 an.
Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die unserem Angebot vom 14. September 2026 beilagen. Eiche ist ein Naturprodukt, Maserung und Farbton können vom Holzmuster abweichen, das Sie ausgewählt haben. An beiden Montagetagen benötigen wir den Verkaufsraum und einen Stromanschluss. Änderungen am Auftrag nach Ihrer Zustimmung halten wir schriftlich fest.
Bitte prüfen Sie diese Auftragsbestätigung. Sind Sie mit der Montage am 9. und 10. November 2026 einverstanden, unterschreiben Sie bitte unten oder antworten Sie per E-Mail, spätestens bis zum 9. Oktober 2026. Erst mit Ihrer Zustimmung ist der Auftrag verbindlich, und wir bestellen das Holz. Passt der Termin nicht, rufen Sie Katrin Albers an, dann suchen wir gemeinsam eine Lösung.
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| Ladentheke aus Eiche massiv, 3,20 m, mit Kassenfach und zwei Schubladen | 4.700,00 € |
| Wandregale aus Eiche, 1,00 m breit und 2,40 m hoch, 6 Stück zu 650,00 € | 3.900,00 € |
| Büchertische aus Eiche auf Rollen, 2 Stück zu 420,00 € | 840,00 € |
| Lieferung und Montage, 2 Monteure an 2 Tagen, 32 Stunden zu 55,00 € | 1.760,00 € |
| Abbau und Entsorgung der alten Theke | 180,00 € |
| Zwischensumme netto | 11.380,00 € |
| MwSt. 19% | 2.162,20 € |
| Gesamtbetrag inkl. MwSt. | 13.542,20 € |
Einverstanden für die Buchhandlung Seidel
In der Auftragsbestätigung wiederholen Sie, was vereinbart ist: Leistung, Menge, Preis, Termine und Zahlungsbedingungen. Welche rechtliche Wirkung sie hat, hängt davon ab, was vorher geschah. Ein Angebot ist ein Antrag, an den Sie gebunden sind, wenn Sie die Bindung nicht ausgeschlossen haben (§ 145 BGB). Bestellt der Kunde innerhalb Ihrer Frist und ohne Änderungen, ist der Vertrag schon mit seiner Bestellung zustande gekommen (§ 148 BGB). Ihre Auftragsbestätigung hält ihn dann nur noch fest. War Ihr Angebot freibleibend, oder bestellt der Kunde ohne vorheriges Angebot, ist seine Bestellung der Antrag, und erst Ihre Auftragsbestätigung nimmt ihn an. Dasselbe gilt bei einer Bestellung nach Ablauf Ihrer Frist, denn eine verspätete Annahme gilt als neuer Antrag (§ 150 Abs. 1 BGB). Besonders wichtig ist die Auftragsbestätigung in diesen Fällen:
Zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keine Auftragsbestätigung vor. Eine Pflicht zur Bestätigung gibt es aber bei zwei Arten von Verträgen mit Verbrauchern. Bei Verträgen, die außerhalb Ihrer Geschäftsräume geschlossen werden, etwa beim Kunden zu Hause (§ 312b Abs. 1 BGB), müssen Sie dem Verbraucher alsbald eine Abschrift des unterschriebenen Vertrags oder eine Bestätigung mit dem Vertragsinhalt zur Verfügung stellen. Das geschieht auf Papier oder, wenn der Verbraucher zustimmt, auf einem anderen dauerhaften Datenträger (§ 312f Abs. 1 BGB). Bei Fernabsatzverträgen muss die Bestätigung innerhalb einer angemessenen Frist nach Vertragsschluss auf einem dauerhaften Datenträger vorliegen, spätestens bei der Lieferung der Ware oder bevor Sie mit der Dienstleistung beginnen (§ 312f Abs. 2 BGB). Fernabsatzverträge sind Verträge, bei denen beide Seiten für Verhandlung und Vertragsschluss ausschließlich Fernkommunikationsmittel wie Brief, Telefon oder E-Mail nutzen, im Rahmen eines für den Fernabsatz organisierten Vertriebs- oder Dienstleistungssystems (§ 312c BGB). Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, auf dem der Empfänger die Erklärung aufbewahren und unverändert wiedergeben kann (§ 126b BGB). Auch ohne Pflicht lohnt sich die Auftragsbestätigung, denn sie hält fest, was vereinbart ist, bevor Sie Material bestellen oder Termine blockieren.
Einen gesetzlichen Pflichtkatalog, wie ihn § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen enthält, gibt es für die Auftragsbestätigung nicht. Einige Angaben sind trotzdem Pflicht. Als GmbH gehören auf jeden Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer (§ 35a Abs. 1 GmbHG). Als eingetragener Kaufmann nennen Sie Firma, den Zusatz e. K., den Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer (§ 37a Abs. 1 HGB). Das gilt auch für die Auftragsbestätigung. Ihre AGB gehören dagegen schon ins Angebot. Gegenüber Verbrauchern werden sie nur Vertragsbestandteil, wenn Sie bei Vertragsschluss ausdrücklich darauf hinweisen, der Kunde zumutbar davon Kenntnis nehmen kann und mit ihrer Geltung einverstanden ist (§ 305 Abs. 2 BGB). Ein Hinweis erst in Dokumenten, die nach Vertragsschluss kommen, etwa in Auftragsbestätigungen, ist nach dem AGB-Merkblatt der IHK Nordschwarzwald nicht rechtzeitig. Gegenüber Unternehmern gilt § 305 Abs. 2 BGB nicht (§ 310 Abs. 1 BGB), und im kaufmännischen Verkehr kann die Beurteilung nach demselben Merkblatt anders ausfallen. Am sichersten legen Sie Ihre AGB trotzdem schon dem Angebot bei. Diese Angaben haben sich bewährt:
Das Angebot schreiben Sie, bevor der Kunde sich entschieden hat. Die Auftragsbestätigung schreiben Sie, nachdem er bestellt hat. Sie soll nichts Neues festlegen, sondern festhalten, worauf Sie sich geeinigt haben. Eigene Nummernkreise halten die Dokumente auseinander: AN für Angebote, AB für Auftragsbestätigungen und die Rechnungsnummer für Rechnungen.
Dann ist sie keine Annahme. Nach § 150 Abs. 2 BGB gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Nennt Ihre Auftragsbestätigung einen späteren Termin, einen höheren Preis, eine andere Menge oder andere Zahlungsbedingungen als die Bestellung, haben Sie die Bestellung also abgelehnt und dem Kunden ein neues Angebot gemacht. Ein Vertrag entsteht erst, wenn der Kunde diesem neuen Angebot zustimmt. Sein Schweigen genügt dafür in der Regel nicht. Die IHK Rhein-Neckar fasst den Grundsatz so zusammen, dass im bürgerlichen Recht ein Vertrag nur durch eine Annahmeerklärung zustande kommt. Ob der Kunde durch sein Verhalten zustimmt, etwa indem er die Lieferung ohne Einwand entgegennimmt, hängt vom Einzelfall ab. Verlassen Sie sich darauf nicht. Für die Praxis heißt das:
Die Auftragsbestätigung antwortet auf eine Bestellung. Weicht sie ab, gilt § 150 Abs. 2 BGB, und ohne Zustimmung des Kunden entsteht kein Vertrag. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben folgt dagegen auf mündliche oder telefonische Verhandlungen, nach denen sich die Parteien aus Sicht des Absenders geeinigt haben. Es hält das Ergebnis schriftlich fest. Eine eigene Vorschrift dafür gibt es nicht. Die IHK Chemnitz nennt es in ihrem Merkblatt als Beispiel für einen Handelsbrauch, also für die Gewohnheiten und Gebräuche unter Kaufleuten, auf die nach § 346 HGB Rücksicht zu nehmen ist. Die Folge beschreibt die IHK Rhein-Neckar: Haben Sie als Kaufmann mündlich oder telefonisch verhandelt und bestätigt Ihnen der Geschäftspartner die Vereinbarung anschließend schriftlich, müssen Sie ausdrücklich widersprechen, wenn das Schreiben nicht dem Vereinbarten entspricht. Sonst kommt der Vertrag zu den Konditionen des Bestätigungsschreibens zustande. Für Nichtkaufleute gilt diese Regel nach der IHK nicht. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Gewerbebetrieb, der nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, ist kein Handelsgewerbe (§ 1 HGB). Wie schnell der Widerspruch kommen muss und wann ein Schreiben so stark abweicht, dass Schweigen nicht mehr bindet, haben Gerichte im Einzelfall entschieden. Prüfen Sie ein Bestätigungsschreiben deshalb am Tag des Eingangs und widersprechen Sie schriftlich, wenn etwas nicht stimmt.
Die meisten Auftragsbestätigungen gehen per E-Mail hinaus, als kurzer Text oder mit dem Dokument als PDF im Anhang. Nennen Sie im Betreff die Nummer der Auftragsbestätigung und den Auftrag. Im Text danken Sie für die Bestellung, fassen Leistung, Preis und Termin in wenigen Sätzen zusammen, weisen auf Abweichungen hin und nennen den nächsten Schritt. Hat der Kunde Ihr Angebot digital unterschrieben, etwa in Proposal Expert mit einer einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS, einem Zeitstempel und einem versiegelten Prüfprotokoll, ist seine Zusage bereits festgehalten. Die Auftragsbestätigung dient dann vor allem dazu, Termine und Ansprechpartner zu bestätigen. So kann die E-Mail zum Muster oben aussehen:
Nein. Im Geschäftsverkehr reicht eine Auftragsbestätigung per E-Mail oder als PDF ohne Unterschrift aus, damit der Kunde weiß, woran er ist. Auch § 312f BGB verlangt bei Verbraucherverträgen keine Unterschrift unter der Bestätigung, sondern eine Bestätigung mit dem Vertragsinhalt. Bei Verträgen außerhalb von Geschäftsräumen muss sie auf Papier kommen, wenn der Verbraucher keinem anderen dauerhaften Datenträger zugestimmt hat (§ 312f Abs. 1 BGB). Eine Unterschrift des Kunden ist sinnvoll, wenn Ihre Auftragsbestätigung von der Bestellung abweicht. Dann ist sie ein neuer Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB), und die Unterschrift belegt, dass der Kunde zugestimmt hat.
Die Eingangsbestätigung meldet nur, dass eine Bestellung angekommen ist. Im elektronischen Geschäftsverkehr, etwa in einem Onlineshop, müssen Sie den Zugang der Bestellung unverzüglich auf elektronischem Wege bestätigen (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BGB). Das gilt nicht, wenn der Vertrag ausschließlich durch individuelle Kommunikation geschlossen wird, und Unternehmer können untereinander etwas anderes vereinbaren (§ 312i Abs. 2 BGB). Ob ein Schreiben nur den Eingang meldet oder die Bestellung schon annimmt, hängt von seinem Wortlaut ab. Schreiben Sie deshalb ausdrücklich dazu, ob es sich um eine Eingangsbestätigung oder um eine Auftragsbestätigung handelt.
Ein Recht zum kostenlosen Storno ergibt sich aus der Auftragsbestätigung nicht. Ob der Kunde sich vom Vertrag lösen kann, hängt von der Art des Vertrags und vom Kunden ab. Zwei Regeln sind für Handwerker und Dienstleister besonders wichtig. Verbraucher haben bei Verträgen außerhalb von Geschäftsräumen und bei Fernabsatzverträgen grundsätzlich ein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 1 BGB) mit einer Frist von 14 Tagen (§ 355 Abs. 2 BGB). Bei einem Werkvertrag, etwa über eine Reparatur oder Malerarbeiten, kann der Besteller bis zur Vollendung des Werks jederzeit kündigen. Sie behalten dann den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung, müssen sich aber anrechnen lassen, was Sie an Aufwendungen sparen oder anderweitig verdienen. Vermutet werden 5 % der Vergütung für den noch nicht erbrachten Teil (§ 648 BGB).
Als Kaufmann bewahren Sie empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben Ihrer abgesandten Handelsbriefe auf (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB). Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB), dazu gehören auch Auftragsbestätigungen. Die Frist beträgt sechs Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB) und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB). Die Abgabenordnung verlangt dieselben sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 und Abs. 3 AO). Für Buchungsbelege gilt eine eigene Frist von acht Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB).
Ja. Laden Sie die Word-Datei herunter und ersetzen Sie Namen, Leistungen, Termine und Preise durch Ihre eigenen. Weicht Ihre Auftragsbestätigung nicht von der Bestellung ab, streichen Sie im Abschnitt Bezug den Satz zur Abweichung und im Abschnitt Nächster Schritt die Bitte um Zustimmung bis zu einem Datum. Das Unterschriftsfeld für den Kunden können Sie trotzdem stehen lassen. Die Word-Datei öffnet in Word, Google Docs, LibreOffice und Pages.