Sehen, wann Ihr Kunde das Angebot öffnet und welche Abschnitte er liest. Was erfasst wird, wie der Engagement-Score funktioniert und wann Sie nachfassen.
Angebots-Tracking bedeutet, dass Ihr Angebot nicht als PDF-Anhang verschickt wird, sondern als Link zu einer Webseite. Jedes Mal, wenn der Kunde diese Seite öffnet, zeichnet die Software auf, was passiert: wann das Angebot geöffnet wird, welche Abschnitte gelesen werden, wie lange, und ob es weitergeleitet oder unterzeichnet wird. Ohne Tracking ist jedes Angebot, das Sie versenden, eine Flaschenpost. Mit Tracking wissen Sie es, und das macht aus Ihrem Nachfassen statt einer Vermutung ein Gespräch, das zu dem passt, was der Kunde tatsächlich getan hat. Dieser Artikel erklärt, was erfasst wird, wie ein Engagement-Score von 0 bis 100 funktioniert, wann Sie nachfassen und wie das in einer konkreten Situation aussieht.
Die meisten Tools, Proposal Expert eingeschlossen, erfassen pro Angebot die folgenden Ereignisse. 1. Das erste Öffnen, mit Datum und Uhrzeit, das Ihnen sagt, ob der Kunde dem Angebot Priorität gibt. 2. Die Zeit pro Abschnitt, damit Sie sehen, ob der Kunde zehn Minuten in der Vorgehensweise verbracht oder nur zum Preis gescrollt hat. 3. Die Scrolltiefe, also ob der Kunde das Ende des Dokuments erreicht hat. 4. Erneutes Öffnen, denn ein dreimal geöffnetes Angebot wird irgendwo besprochen. 5. Gerät und ungefährer Standort, was Ihnen sagt, dass das Angebot auf einem anderen Gerät als dem Ihres Ansprechpartners geöffnet wurde. 6. Weiterleitungen und Downloads, ein starkes Signal, dass ein zweiter Entscheider beteiligt ist. 7. Annahme, Signatur oder eine Antwort über die Kommentarfunktion. Jedes dieser Ereignisse landet auf einer Zeitleiste pro Angebot, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald etwas passiert.
Einzelne Ereignisse sind schwer zu vergleichen. Deshalb fasst Proposal Expert die Ereignisse in einem Engagement-Score von 0 bis 100 zusammen. Der Score gewichtet, wie oft und wie lange das Angebot angesehen wurde, wie viel des Dokuments gelesen wurde, ob die Abschnitte zu Preisen und Bedingungen angesehen wurden und ob das Angebot mit anderen geteilt wurde. Ein niedriger Score, grob unter 30, bedeutet, dass das Angebot kaum angesehen wurde und der Kunde es womöglich nicht gesehen hat oder nicht als dringend einstuft. Ein Score um die Mitte gehört zu einem Kunden, der das Angebot gelesen hat, aber nicht zurückgekehrt ist. Ein hoher Score, über 70, gehört zu einem Kunden, der das Angebot mehrmals öffnet, bei den Preisen verweilt oder es weiterleitet. Der Score ist ein Werkzeug, um Ihre Aufmerksamkeit zu verteilen, keine Vorhersage.
Eine einfache Regel, die gut funktioniert: Sehen Sie sich an Tag 3 und Tag 7 nach dem Versand den Score und die Zeitleiste an und wählen Sie Ihre Handlung danach, was Sie sehen. An Tag 3 gibt es drei Szenarien. Wurde das Angebot nicht geöffnet, senden Sie eine kurze Erinnerung mit dem Link erneut, denn E-Mails gehen verloren. Wurde es mit mittlerem Score geöffnet, senden Sie eine inhaltliche Frage zu dem Abschnitt, der am längsten angesehen wurde. Ist der Score hoch, rufen Sie an, denn der Kunde arbeitet aktiv daran, und ein Gespräch von fünfzehn Minuten bewirkt mehr als eine E-Mail. An Tag 7 wiederholen Sie das mit einem anderen Ansatz: eine neue Information für den Kunden, der gelesen, aber nicht reagiert hat, und eine Frage zum Timing für den Kunden, der das Angebot erneut geöffnet hat. In Proposal Expert legen Sie Erinnerungen an den Tagen Ihrer Wahl fest, und das Tool versendet sie automatisch, mit den Tracking-Daten im Anhang.
Nehmen wir eine Beratung, die am Montag ein Angebot über 9.800 Euro an ein Produktionsunternehmen versendet. Am Montagnachmittag öffnet der Ansprechpartner das Angebot, liest die Zusammenfassung und die Vorgehensweise in acht Minuten und schließt es. Score: 45. Am Mittwoch, Tag 3, ist nichts Neues passiert. Der Berater sendet eine E-Mail mit einer Frage zur Phasierung, dem Abschnitt, der am längsten angesehen wurde. Am Donnerstag wird das Angebot erneut geöffnet, jetzt von einem anderen Gerät, und der Leser verbringt vier Minuten auf der Preisseite und lädt das PDF herunter. Score: 78. Der Berater ruft noch am selben Nachmittag an. In diesem Gespräch stellt sich heraus, dass der Finanzleiter mitliest und Fragen zu den Zahlungsbedingungen hat. Der Berater passt die Zahlungsbedingungen an, sendet Version 2, und am Freitag wird das Angebot unterzeichnet. Ohne Tracking hätte der Berater an Tag 7 ein generisches Nachfassen versendet und den Moment verpasst, in dem der zweite Entscheider dazukam. Betrag und Scores sind ein Beispiel, das Muster zeigt sich in der Praxis regelmäßig.
Einige häufige Muster und eine passende Reaktion. Lange beim Leistungsumfang und gar nicht beim Preis: Der Kunde ist inhaltlich unsicher, bieten Sie ein Gespräch über die Vorgehensweise an. Kurz beim Preis und dann geschlossen: Der Preis schreckt ab, gehen Sie im Nachfassen auf die Aufschlüsselung ein oder bieten Sie eine Option mit kleinerem Leistungsumfang an. Mehrmaliges Öffnen innerhalb eines Tages: Das Angebot wird intern besprochen, fragen Sie, ob Sie einem Kollegen etwas erläutern können. Auf einem anderen Gerät geöffnet oder weitergeleitet: Es gibt einen zweiten Entscheider, senden Sie eine einseitige Zusammenfassung, die Ihr Ansprechpartner weitergeben kann. Der Punkt ist, dass Ihr Nachfassen an etwas anknüpft, das der Kunde tatsächlich getan hat, und das macht es willkommen statt störend.
Tracking pro Angebot hilft bei diesem Abschluss. Tracking über alle Ihre Angebote zusammen offenbart Muster, die Sie sonst übersehen würden. Welche Abschnitte in gewonnenen Angeboten häufiger gelesen werden als in verlorenen. An welcher Stelle im Dokument Kunden typischerweise aussteigen. Ob eine Preisseite mit drei Optionen zu mehr Signaturen führt als eine Seite mit einem Preis. Proposal Expert führt diese Erkenntnisse im Data Lab zusammen, damit Sie die Struktur Ihrer Angebote auf Basis von Verhalten verbessern und nicht nach Bauchgefühl. Die Seite zum Angebots-Tracking beschreibt, was verfügbar ist.
Er kann es wissen, und es ist sinnvoll, es in Ihrer Datenschutzerklärung oder in der E-Mail mit dem Link zu erwähnen. Proposal Expert bittet den Leser um Einwilligung in nicht notwendige Cookies und erfasst ohne diese Einwilligung nur, was nötig ist, um das Dokument anzuzeigen und zu unterzeichnen.
Der Download selbst wird erfasst, was danach mit der PDF-Datei geschieht, nicht. Deshalb ist es klug, den Link als primäres Format beizubehalten und das PDF als Archivkopie anzubieten. Unterzeichnet wird immer über den Link, sodass die Signatur an der richtigen Version hängt.
Ja, denn es kostet Sie keine zusätzliche Zeit. Bei einem Angebot über ein paar hundert Euro werden Sie nicht jeden Tag die Zeitleiste prüfen, aber eine Benachrichtigung über das Öffnen oder Weiterleiten verhindert, dass Sie in einem Moment nachfassen, in dem der Kunde es noch nicht angesehen hat.