Bijgewerkt op 30 september 2026 door de redactie van Proposal Expert
Scannen, tekenen, een handtekeningregel of een digitale handtekening met certificaat
Een handtekening in Word zet je het snelst door je handtekening te scannen of te fotograferen en de afbeelding in te voegen via Invoegen > Afbeeldingen. Daarna snijd je hem bij, maak je de witte achtergrond doorzichtig en bewaar je hem als bouwsteen, zodat je hem de volgende keer met een paar klikken plaatst. Heb je een touchscreen of een trackpad, dan kun je je handtekening ook direct tekenen op het tabblad Tekenen. Moet vaststaan wie heeft ondertekend en dat de tekst daarna niet is veranderd, dan gebruik je een handtekeningregel met een digitale handtekening op basis van een certificaat. Hieronder staan alle manieren voor Windows, Mac en tablet, plus de problemen waar je het vaakst tegenaan loopt.
Schrijf je handtekening met een zwarte pen midden op een schoon wit vel papier. Scan de pagina en sla het bestand op je computer op als .bmp, .jpg of .png. Dat zijn de bestandstypen die Microsoft voor Word noemt. Heb je geen scanner, maak dan een foto met je telefoon bij goed licht en zonder schaduw over de handtekening, en zet de foto op je computer. Hoe egaler het wit rond je handtekening, hoe beter de volgende stappen werken.
Klik in het document op de plek waar de handtekening moet komen. In Word voor Windows kies je Invoegen > Afbeeldingen en selecteer je het bestand op je computer. In Word voor Mac kies je op het tabblad Invoegen de optie Afbeeldingen > Afbeelding uit bestand, blader je naar de afbeelding en klik je op Invoegen. De handtekening staat nu in het document, maar is meestal nog te groot en heeft een witte rand van het papier eromheen.
Selecteer de afbeelding, kies op het tabblad Afbeeldingsopmaak de optie Bijsnijden en gebruik de grepen om de randen weg te halen tot alleen de handtekening overblijft. Staat de handtekening straks op een lijn of vlak naast tekst, dan zit het wit van het papier in de weg. Kies dan op het tabblad Afbeeldingsopmaak de optie Kleur en daarna Doorzichtige kleur instellen, en klik op het wit rond je handtekening. Dat werkt het best bij een egale achtergrond, want je kunt maar één kleur doorzichtig maken. In Word voor het web kan dit niet, daarvoor heb je de bureaubladversie voor Windows of Mac nodig.
Een ingevoegde afbeelding staat standaard in de tekstregel en schuift mee als je tekst toevoegt of weghaalt. Wil je hem vrij kunnen verplaatsen, bijvoorbeeld over de lijn boven je naam, selecteer dan de afbeelding, klik op Indelingsopties en kies een andere indeling dan Loopt gelijk met de tekst. Daarna sleep je de handtekening naar de juiste plek en maak je hem kleiner door aan een hoek te slepen.
Klik met de rechtermuisknop op de bijgesneden handtekening en kies Opslaan als afbeelding. Dan heb je een los bestand dat je in elk document kunt invoegen. Handiger is een bouwsteen met je handtekening en je gegevens eronder. Typ onder de afbeelding je naam, functie, telefoonnummer of e-mailadres, selecteer de afbeelding en de tekst samen en sla ze op als AutoTekst.
Stuur je het ondertekende document naar iemand anders, zet het dan om naar pdf, zodat de opmaak en de plek van de handtekening op elke computer hetzelfde blijven. In Word voor Windows kies je Bestand > Een kopie opslaan, of Opslaan als als het bestand nog niet is opgeslagen. Klik op Bladeren, kies PDF in de vervolgkeuzelijst en klik op Opslaan. Op de Mac kies je Bestand > Opslaan als, daarna onder in het venster Bestandsindeling en PDF. Reken er niet op dat een pdf onveranderbaar is. Microsoft schrijft zelf dat een bestand als pdf delen niet garandeert dat de ontvanger het niet kan bewerken.
Word heeft een tabblad Tekenen waarmee je direct in het document schrijft. Op een apparaat met touchscreen staat dat tabblad er automatisch. Zie je het niet, kies dan Bestand > Opties > Lint aanpassen en vink Tekenen aan. Selecteer op het tabblad Tekenen een pen, kies via het pijltje de dikte en de kleur en zet je handtekening met je vinger, een digitale pen of de muis. Druk op Esc als je klaar bent. De getekende handtekening gedraagt zich daarna als een vorm die je kunt verplaatsen en kopiëren. Met een muis is een vloeiende handtekening lastig, met een pen of je vinger gaat het natuurlijker.
Moet iemand anders het document ondertekenen, dan geef je met een handtekeningregel aan waar dat moet. Voor een document dat je gaat afdrukken is een streep genoeg. Zet de cursor op de plek, druk op Ctrl+U, druk een paar keer op Tab en druk opnieuw op Ctrl+U. Voor een digitaal document gebruik je de handtekeningregel van Word zelf. Klik op de plek waar de regel moet komen, kies op het tabblad Invoegen in de groep Tekst de handtekeningregel en daarna Handtekeningregel voor Microsoft Office. Vul bij Voorgestelde ondertekenaar de naam in, eventueel met de functie, het e-mailadres en instructies voor de ondertekenaar, en klik op OK. Er verschijnt een regel met een X. Microsoft beschrijft deze functie voor de bureaubladversie van Word voor Windows. Zo onderteken je zo'n regel:
Een digitale handtekening is volgens Microsoft een versleuteld verificatiezegel. Het laat zien dat het document van de ondertekenaar komt en daarna niet is gewijzigd. Daarvoor heb je een digitaal certificaat nodig, dat meestal wordt uitgegeven door een certificeringsinstantie en normaal gesproken een jaar geldig is. Met zo'n certificaat onderteken je ook zonder zichtbare regel. Kies Bestand > Info > Document beveiligen > Een digitale handtekening toevoegen. Kies bij Verbintenistype een optie, typ het doel van het ondertekenen en klik op Ondertekenen. Het document wordt daarna alleen-lezen, zodat het niet meer kan worden gewijzigd.
Elektronische handtekening is de verzamelnaam uit de Europese eIDAS-verordening. Het gaat om gegevens in elektronische vorm die aan andere elektronische gegevens zijn gekoppeld en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen (artikel 3, onderdeel 10). Een gescande of getekende handtekening in Word valt daar ook onder. De Rijksoverheid noemt dat een gewone elektronische handtekening en waarschuwt dat hij makkelijk na te maken is. Een digitale handtekening met certificaat, zoals die van Word, legt vast wie heeft ondertekend en maakt zichtbaar of het bestand daarna is veranderd. Of dat ook een geavanceerde elektronische handtekening is in de zin van artikel 26 van eIDAS, hangt onder meer af van hoe goed de identiteit achter het certificaat is gecontroleerd. De drie niveaus en wanneer je welke nodig hebt, staan bij digitale handtekening maken.
Ja, als de methode betrouwbaar genoeg is voor het doel. Artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek geeft een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, als de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is gezien het doel en de overige omstandigheden. Artikel 25 lid 1 van eIDAS bepaalt daarnaast dat het rechtsgevolg en de toelaatbaarheid als bewijs niet mogen worden ontkend alleen omdat de handtekening elektronisch is. Een ingevoegde afbeelding is dus niet ongeldig. Ontstaat er later discussie, dan moet je wel kunnen laten zien dat de ander echt heeft getekend, en een plaatje dat iedereen kan kopiëren bewijst dat niet op zichzelf. Voor documenten met serieuze financiële of juridische gevolgen, zoals notariële akten en hypotheken, is volgens de Rijksoverheid een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig. De juridische kant staat uitgebreid in ons artikel over de elektronische handtekening en eIDAS.
De meeste problemen hebben een snelle oplossing.
Met een offerte in Word heeft je klant drie opties: printen, tekenen en scannen, zelf een afbeelding invoegen, of de pdf ondertekenen in een programma als Adobe Acrobat Reader. Alle drie kosten ze de klant moeite, en jij weet achteraf niet precies wie wanneer heeft getekend. Stuur je vaker offertes, dan is het makkelijker om de offerte te maken in software die het ondertekenen al regelt. In Proposal Expert maak en verstuur je de offerte, zie je wanneer de klant hem opent en tekent de klant online met een eenvoudige elektronische handtekening in de zin van eIDAS, met een vertrouwde tijdstempel en een verzegeld auditspoor. Dat werkt voor offertes die je in Proposal Expert zelf opstelt, niet voor een geüpload Word-bestand. Met het gratis plan maak je drie offertes en ontvang je drie elektronische handtekeningen per maand. Werk je liever eerst in Word, gebruik dan ons gratis offerte template en lees hoe je klant een pdf ondertekent.
Ja. Op het tabblad Tekenen kies je een pen en schrijf je met je vinger, een digitale pen, de muis of op de Mac met het trackpad. Staat het tabblad er niet, zet het dan aan via Bestand > Opties > Lint aanpassen. Is het grijs, kies dan Beeld > Afdrukweergave. Tekenen werkt ook in Word op iPhone, iPad en Android.
Open het document, klik op de plek van de handtekening en voeg een afbeelding van je handtekening in via Invoegen > Afbeeldingen, of teken hem op het tabblad Tekenen. Staat er een handtekeningregel in, klik er dan met de rechtermuisknop op en kies Ondertekenen. Stuur het document daarna terug. Wil de afzender een pdf, kies dan Bestand > Een kopie opslaan en daarna PDF, of zet je handtekening in de pdf met Acrobat Reader.
Zet je handtekening met zwarte inkt op wit papier, scan het vel en sla het op als .jpg, .png of .bmp. Zonder scanner maak je een foto met je telefoon, bij goed licht en zonder schaduw. Voeg het bestand in via Invoegen > Afbeeldingen en snijd het bij met Afbeeldingsopmaak > Bijsnijden. Sla de bijgesneden versie daarna op met de rechtermuisknop en Opslaan als afbeelding, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te scannen.
Bij het ondertekenen van een handtekeningregel voegt Word een digitale handtekening toe, en daarvoor heb je een digitaal certificaat nodig. Heb je dat niet, vraag er dan een aan bij een certificeringsinstantie of maak er zelf een met SelfCert.exe uit de Office-map. Opent het document in de beveiligde weergave, kies dan eerst Toch bewerken. Werk je op een Mac of in Word voor het web, voeg dan een afbeelding van je handtekening in.
Klik met de rechtermuisknop op de handtekeningregel, kies Handtekening verwijderen en klik op Ja. Een onzichtbare digitale handtekening verwijder je via Bestand > Info > Handtekeningen weergeven. Klik in het deelvenster Handtekeningen op de pijl naast de naam, kies Handtekening verwijderen en daarna Ja.