Bijgewerkt op 30 september 2026 door de redactie van Proposal Expert
Maken, opslaan en kiezen tussen een eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekening
Een digitale handtekening maak je gratis in Adobe Acrobat Reader, Voorvertoning op de Mac of op je iPhone: je tekent, typt of fotografeert je handtekening en plaatst hem. Dat levert een eenvoudige elektronische handtekening op, en voor brieven, e-mails en veel dagelijkse documenten is dat genoeg. Moet vaststaan wie er tekende en dat het document daarna niet is gewijzigd, dan kies je een geavanceerde handtekening, waarbij de ondertekenaar wordt geïdentificeerd. Voor documenten met serieuze financiële of juridische gevolgen is volgens de Rijksoverheid een gekwalificeerde handtekening nodig. Hieronder lees je hoe je elk van de drie maakt, waar je je handtekening veilig opslaat en wanneer je welke nodig hebt.
Begin bij het document, niet bij de software. De eIDAS-verordening kent drie niveaus en de Rijksoverheid geeft per niveau voorbeelden. Twijfel je, kijk dan wat de ontvanger vraagt. Een verzekeraar, notaris of overheidsloket kan zelf eisen stellen aan de handtekening die het accepteert.
Voor een eenvoudige elektronische handtekening heb je alleen een beeld van je handtekening nodig. Elk programma heeft daar een eigen manier voor.
Je wilt niet elke keer opnieuw tekenen, dus laat het programma je handtekening bewaren. Wees wel voorzichtig met een los afbeeldingsbestand. Een gewone elektronische handtekening is volgens de Rijksoverheid makkelijk na te maken, en een bestand in een gedeelde map of een oude e-mail maakt dat nog makkelijker.
In Acrobat Reader klik je op Toepassen en daarna op de plek in de pdf waar de handtekening moet komen. Verschuif hem met de pijltoetsen en maak hem groter of kleiner met de werkbalk van het veld. In Voorvertoning klik je op de handtekening, sleep je hem naar de juiste plek en pas je de grootte aan met de handgrepen. Sla het document daarna op. Bij het opslaan wordt de handtekening onderdeel van de pdf. De volledige stappen per programma staan bij pdf ondertekenen en bij handtekening in Word.
Vraagt de ontvanger om een digitale handtekening met certificaat, dan heb je een digitale ID nodig. In Acrobat kies je Alle tools > Een certificaat gebruiken > Digitaal ondertekenen. Klik op OK, trek met de muis een rechthoek op de plek van de handtekening en kies in het venster Ondertekenen met een digitale ID de ID die je wilt gebruiken. Voer het wachtwoord van je digitale ID in, vink eventueel Document vergrendelen na ondertekening aan en klik op Ondertekenen. Kies daarna waar je het bestand opslaat.
Een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening regel je via een ondertekendienst of een verlener van vertrouwensdiensten. Die controleert eerst wie je bent en koppelt de handtekening daarna aan jou en aan het document. Met een certificaat van zo'n verlener kun je ook in Acrobat ondertekenen, via Een certificaat gebruiken. Voor een gekwalificeerde handtekening moet de verlener op de Europese vertrouwenslijst staan, die je vindt op het eIDAS-dashboard van de Europese Commissie. In Nederland houdt de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur toezicht. Die legde al een sanctie op aan een aanbieder die een handtekening ten onrechte geavanceerd noemde, dus kijk kritisch naar wat een dienst belooft.
De eIDAS-verordening, (EU) nr. 910/2014, definieert de drie soorten in artikel 3. Een elektronische handtekening zijn volgens onderdeel 10 gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere elektronische gegevens en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen. Dat is de eenvoudige vorm. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (onderdeel 12) is een geavanceerde handtekening die is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en die is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat. Een geavanceerde elektronische handtekening (onderdeel 11) moet voldoen aan de vier eisen van artikel 26:
Het Burgerlijk Wetboek kiest geen vast niveau, maar een betrouwbaarheidstoets. Artikel 3:15a BW geeft zowel een eenvoudige als een geavanceerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, als de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is gezien het doel en de overige omstandigheden. Een gekwalificeerde handtekening heeft dat rechtsgevolg altijd (artikel 25 lid 2 eIDAS) en wordt in alle EU-lidstaten als gekwalificeerd erkend (lid 3). De vraag is dus vooral hoeveel bewijs je nodig hebt als iemand later ontkent dat hij heeft getekend. De Rijksoverheid geeft deze richtlijn. Wat eIDAS en het Burgerlijk Wetboek precies zeggen, lees je in ons artikel over de elektronische handtekening in Nederland.
In het dagelijks taalgebruik lopen de termen door elkaar. Elektronische handtekening is de juridische verzamelnaam uit eIDAS en omvat alle drie de niveaus. Een afbeelding van je handtekening, gescand, gefotografeerd of getekend, is de eenvoudigste vorm daarvan. Hij laat zien dat je akkoord bent, maar bewijst niet wie hem heeft geplaatst en voorkomt niet dat iemand de tekst later aanpast. Een digitale handtekening is in technische zin een handtekening met een certificaat. Microsoft omschrijft het als een versleuteld verificatiezegel, waarmee wordt gecontroleerd of de gegevens van de ondertekenaar afkomstig zijn en niet zijn gewijzigd. Zo'n handtekening kan de basis zijn van een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening, afhankelijk van hoe het certificaat is uitgegeven en hoe je tekent. Een afbeelding is prima voor een formulier of een brief, maar geen vervanging als de ontvanger om een handtekening met certificaat vraagt.
iDIN is een dienst van de Nederlandse banken waarmee je je online identificeert met het inlogmiddel van je eigen bank, zoals bij internetbankieren. Met iDIN Ondertekenen koppelt een organisatie een document aan die identificatie, zodat je het met je bankinlog digitaal ondertekent. Je gebruikt iDIN niet los. Het werkt alleen als de partij die je het document stuurt het als ondertekenmethode aanbiedt. Volgens idin.nl bieden ABN AMRO, ING, Rabobank, SNS, ASN Bank, RegioBank en bunq het aan, is het gratis voor consumenten en kunnen alleen natuurlijke personen het gebruiken, geen bedrijven. iDIN wordt wel vervangen. De identificatie-app itsme nam de dienst eind 2025 over, is sinds 1 juni 2026 in Nederland beschikbaar en gaat iDIN de komende jaren geleidelijk vervangen. Je koppelt itsme eenmalig aan je identiteit met je paspoort of ID-kaart en een selfie. Of een handtekening via iDIN of itsme een geavanceerde elektronische handtekening is, hangt af van de ondertekendienst die ze gebruikt. Vraag dat na bij de aanbieder.
Een gekwalificeerde handtekening krijg je via een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten. Die controleert je identiteit, geeft je een gekwalificeerd certificaat en levert het gekwalificeerde middel waarmee je tekent. Dat kan een kaart met een chip zijn, zoals de Belgische eID, of een omgeving op afstand die de verlener namens jou beheert. Welke verleners gekwalificeerd zijn, zie je op de Europese vertrouwenslijst op het eIDAS-dashboard van de Europese Commissie. Met zo'n certificaat onderteken je daarna bijvoorbeeld een pdf in Acrobat via Een certificaat gebruiken. Adobe noemt certificaathandtekeningen uitdrukkelijk als oplossing voor bedrijven in de EU die moeten voldoen aan de eisen voor een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening onder eIDAS. Hoe het met de Belgische eID werkt, staat bij pdf ondertekenen.
De meeste problemen ontstaan doordat de handtekening niet past bij wat de ontvanger verwacht, of doordat het document na het ondertekenen nog verandert.
Voor een offerte volstaat in de praktijk vaak een eenvoudige elektronische handtekening, zolang vastligt wie wanneer akkoord gaf op welke versie. Een afbeelding van een handtekening in een pdf laat dat niet zien. Een ondertekendienst die het tijdstip en het e-mailadres vastlegt en controleert dat het document daarna niet is gewijzigd, doet dat wel. Proposal Expert is voor precies dit gebouwd. Je maakt de offerte, verstuurt hem als link, ziet wanneer de klant hem opent en de klant tekent online. Elke handtekening is een eenvoudige elektronische handtekening onder eIDAS, met een vertrouwde tijdstempel en een verzegeld auditspoor. Dat geldt voor offertes die je in Proposal Expert zelf maakt, niet voor losse pdf- of Word-bestanden die je uploadt. Met het gratis plan maak je drie offertes en ontvang je drie elektronische handtekeningen per maand.
Met Adobe Acrobat Reader, dat gratis is voor Windows en Mac en als app voor iPhone en Android. Op een Mac gebruik je Voorvertoning en op een iPhone of iPad de Bestanden-app, allebei zonder extra kosten. Online kan het met de gratis tool van Adobe, al moet je je met een gratis account aanmelden om het ondertekende bestand te downloaden. Al deze manieren leveren een eenvoudige elektronische handtekening op.
Open het formulier in Acrobat Reader en kies Invullen en ondertekenen. Reader herkent de invulvelden, dus je klikt in een veld en typt. Daarna plaats je je handtekening via het pictogram Ondertekenen. Op de Mac klik je in Voorvertoning in een veld en typ je, of je vult het formulier automatisch in met gegevens uit Contacten. Op de iPhone tik je op de knop voor automatisch invullen en daarna op een leeg veld. Heeft het formulier geen invulvelden, dan klik je op de plek waar je tekst of handtekening moet komen.
Juridisch is het een elektronische handtekening, en wel de eenvoudigste vorm. De Rijksoverheid noemt een scan van een met pen geschreven handtekening uitdrukkelijk als voorbeeld van een gewone elektronische handtekening. Technisch is het geen digitale handtekening, want er zit geen certificaat achter en niets laat zien of het document daarna is gewijzigd. Voor een brief of een eenvoudig akkoord kan dat genoeg zijn.
Een handtekeningcertificaat is volgens Microsoft normaal gesproken een jaar geldig. Daarna verleng je het of vraag je een nieuw aan. Een document dat je met een geldige tijdstempel hebt ondertekend, blijft volgens Microsoft geldig ondertekend, ook als het certificaat later verloopt of wordt ingetrokken. Een eenvoudige handtekening zonder certificaat heeft geen vervaldatum. Het bewijs zit dan in wat er rond het ondertekenen is vastgelegd, zoals de e-mail waarmee het document terugkwam.
Laat het programma waarin je tekent je handtekening bewaren, zoals Acrobat Reader in Adobe Document Cloud of Voorvertoning via iCloud Drive. Dan hoef je geen los afbeeldingsbestand rond te sturen. Bewaar je toch een afbeelding, zet die dan niet in een gedeelde map en stuur hem niet per e-mail rond. Iedereen die het bestand heeft, kan het in een document plakken.