Events pitchen met venue, programma, budget en leverancier-overzicht
Voor event-organisatoren, bruiloft-planners en conference-producers. Programma, venue-opties, cateringkeuzes, leveranciers-breakdown en totaal-budget.
Een event proposal template is een offertedocument waarmee een eventbureau, bruiloftsplanner of congresorganisator een evenement voorstelt aan een opdrachtgever, inclusief programma, locatie en budget. Je gebruikt hem wanneer een HR-manager, marketingmanager, bruidspaar of verenigingsbestuur een event wil laten organiseren en wil zien wat het concept is, wat het kost en wie wat regelt. Deze template bevat het eventconcept en de doelgroep, locatie-opties met plattegronden, het programma met tijdlijn, cateringopties, een leveranciersoverzicht, AV en productie, een gedetailleerd budget met contingency en een draaiboek met risico's.
De template opent met het eventconcept en de doelgroep, gevolgd door twee of drie locatie-opties met plattegronden en capaciteit. Het zwaartepunt ligt bij het budget met leveranciersoverzicht en de contingency van meestal 10 procent, want daar beslist de opdrachtgever of het haalbaar is. Het programma met tijdlijn, cateringopties, AV en productie en het draaiboek met risico's laten zien dat je de dag zelf ook onder controle hebt.
Deze template is bedoeld voor eventbureaus, freelance eventplanners, bruiloftsplanners en congresorganisatoren die corporate events, conferenties, bruiloften en productlaunches organiseren. De lezer is een HR- of marketingmanager, een office manager, een bruidspaar of een bestuur dat een budget heeft en wil weten of het concept daarin past. Ook venues en cateraars gebruiken hem als basis voor een totaalaanbod.
Werk eerst het budget uit per leverancier, want de opdrachtgever kijkt als eerste naar het totaal en de contingency. Pas daarna de locatie-opties aan op het aantal gasten en de datum, en schrap opties die niet beschikbaar zijn. Vul het programma met echte tijden en sprekers of onderdelen. Beschrijf per leverancier wie de contractpartij is, jij of de klant, en leg de annuleringsvoorwaarden en het betaalschema met aanbetaling vast.