Aktualisiert am 30. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Vom Wunscheinkommen zum Stundensatz und Tagessatz, der Kosten und Ausfallzeiten deckt
Ihren Stundensatz berechnen Sie, indem Sie Ihr Wunscheinkommen vor Steuern plus Ihre Betriebskosten durch die Stunden teilen, die Sie im Jahr tatsächlich abrechnen können. Der Rechner fragt dafür Ihr Einkommensziel, Ihre jährlichen Kosten, Ihre Arbeitswochen, Ihre Wochenstunden und den Anteil der Stunden ab, den Kunden bezahlen. Er zeigt Ihre produktiven Stunden pro Jahr, den Stundensatz, den Sie mindestens verlangen müssen, und den Tagessatz für einen Arbeitstag von acht Stunden. Im Modus Gehalt rechnen Sie außerdem ein Jahresbruttogehalt in Stundenlohn, Wochenlohn und Monatslohn um.
Stundensatz = (Wunscheinkommen + Kosten) ÷ (Arbeitswochen × Wochenstunden × produktiver Anteil in % ÷ 100). Tagessatz = Stundensatz × 8. Stundenlohn = Jahresbruttogehalt ÷ (52 × Wochenstunden).
Im Zähler steht, was Sie im Jahr umsetzen müssen: Ihr Einkommen vor Steuern plus alle Betriebskosten. Im Nenner stehen die Stunden, die ein Kunde wirklich bezahlt, also nach Urlaub, Feiertagen, Krankheit und der Zeit für Akquise und Verwaltung. Ein Arbeitnehmer wird dagegen alle 52 Wochen bezahlt, auch im Urlaub, deshalb teilt der Gehaltsmodus durch 52 Wochen. Umgekehrt gilt: Stundensatz × produktive Stunden ergibt den Umsatz, den Ihr Satz im Jahr einbringt.
Ein selbstständiger Webentwickler möchte vor Steuern 60.000 € im Jahr verdienen und rechnet mit 12.000 € Betriebskosten für Software, Hardware, Versicherungen und Steuerberatung. Er plant 44 Arbeitswochen, damit bleiben acht Wochen für Urlaub, Feiertage, Krankheit und Weiterbildung, und arbeitet 40 Stunden pro Woche. Davon kann er 70 % direkt beim Kunden abrechnen. Der Rest geht in Akquise, Angebote und Buchhaltung. Einkommen und Kosten zusammen, geteilt durch die produktiven Stunden, ergeben den Stundensatz. Produktive Stunden, Stundensatz und Tagessatz stehen in der Tabelle.
| Abrechenbare Stunden pro Jahr | 1.232 |
|---|---|
| Tagessatz (8 Stunden) | 467,52 € |
| Stundensatz | 58,44 € |
Nicht jede Arbeitsstunde lässt sich abrechnen. Die Handwerkskammer Ostmecklenburg-Vorpommern zeigt in ihrem Schema zur Ermittlung des Stundenverrechnungssatzes, wie viel übrig bleibt. Von 365 Tagen gehen 104 Samstage und Sonntage ab, es bleiben 261 Zahltage. Davon zieht die Kammer 24 Urlaubstage, 10 Krankheitstage, 10 Feiertage und 3 sonstige Ausfalltage für Weiterbildung, Sonderurlaub und Dienstreisen ab. Übrig bleiben 214 Anwesenheitstage, bei 8 Stunden also 1.712 Anwesenheitsstunden. Etwa 15 % davon sind nicht direkt verrechenbar, zum Beispiel Nacharbeiten, Leerlauf, Reparaturen und Reinigung. Am Ende stehen 1.455 direkt verrechenbare Stunden je Geselle. Im Rechner entspricht das rund 43 Arbeitswochen mit 40 Stunden und einem produktiven Anteil von 85 %. Als Selbstständige ziehen Sie zusätzlich die Zeit für Angebote, Buchhaltung und Kundensuche ab, und Ihr produktiver Anteil sinkt entsprechend. Diese Zeiten sind in der Regel nicht abrechenbar:
Der Stundenverrechnungssatz ist der Preis, den ein Handwerksbetrieb für eine Arbeitsstunde berechnet. Nach der Handwerkskammer muss er alle Kosten und einen Ausgleich für die Übernahme des Unternehmerrisikos enthalten. Die Kammer baut ihn in Stufen auf. Zuerst teilt sie die Lohn- und Lohnnebenkosten eines Gesellen durch seine direkt verrechenbaren Stunden. Das ist der Lohnkostenverrechnungssatz. Dann teilt sie die Gemeinkosten je Arbeitnehmer durch dieselben Stunden und erhält den Gemeinkostenverrechnungssatz. Beide zusammen ergeben den Selbstkostenverrechnungssatz, auf den noch ein Zuschlag für Wagnis und Gewinn kommt. Zu den Gemeinkosten zählt die Kammer unter anderem Büro und Verwaltung, Kfz-Kosten, Versicherungen, Werbung, Steuer- und Rechtsberatung, Strom, Wasser und Gas, Kleinwerkzeuge und Abschreibungen. Arbeiten Sie allein, setzen Sie im Rechner Ihren Unternehmerlohn als Wunscheinkommen und Ihre Gemeinkosten als Kosten ein. Den kalkulatorischen Unternehmerlohn sollten Sie laut Kammer mindestens so hoch ansetzen wie die Kosten, die ein angestellter Meister plus Arbeitgeberanteile verursacht.
Im Existenzgründungsportal des Bundes beschreibt ein Steuerberater ein vereinfachtes Verfahren. Zuerst ermitteln Sie, wie viel Geld Sie monatlich für Lebenshaltung, Miete, Urlaub, Kleidung, Versicherungen und Altersvorsorge benötigen. Das sind die notwendigen Privatentnahmen. Dann summieren Sie alle Betriebsausgaben, die Sie in einem Jahr erwarten, etwa für Kfz, Werbung, Buchhaltung und gegebenenfalls Personal. Die Summe aus Betriebsausgaben und notwendigen Privatentnahmen zuzüglich privater Steuern, geteilt durch die fakturierbaren Stunden, ist Ihr Mindeststundensatz. Zusätzlich empfiehlt er dringend, eine Rücklage oder einen Mehrgewinn einzuplanen. Im Rechner gehören die Betriebsausgaben in das Feld Kosten, Privatentnahmen, Steuern und Rücklage in das Wunscheinkommen. Denken Sie dabei an die Rentenversicherung. Selbstständige Handwerker, die in die Handwerksrolle eingetragen sind, sind nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung grundsätzlich gesetzlich pflichtversichert, ebenso zum Beispiel Hebammen und freiberufliche Lehrer. Andere Selbstständige können sich freiwillig versichern oder die Pflichtversicherung auf Antrag wählen.
Den Tagessatz berechnen Sie, indem Sie Ihren Stundensatz mit den Stunden eines Arbeitstags multiplizieren. Der Rechner geht von acht Stunden aus. Vereinbaren Sie mit Kunden einen anderen Arbeitstag, etwa 7,5 oder 9 Stunden, rechnen Sie mit diesem Wert. Tagessätze sind bei Freelancern, Beratern und längeren Projekteinsätzen verbreitet, weil sie die Abrechnung vereinfachen. Halten Sie im Angebot fest, wie viele Stunden ein Tag umfasst und wie Sie längere Tage abrechnen, sonst leisten Sie Überstunden ohne Bezahlung. Wird Ihnen ein Tagessatz angeboten, prüfen Sie ihn in umgekehrter Richtung. Tagessatz ÷ 8 ergibt den Stundensatz, und Stundensatz × produktive Stunden zeigt, welchen Jahresumsatz das Angebot bringen würde. Liegt dieser Umsatz unter Wunscheinkommen plus Kosten, reicht der Tagessatz nicht.
Beim Stundensatz trägt der Kunde das Risiko, dass die Arbeit länger dauert. Das passt zu Aufträgen, deren Umfang noch offen ist. Beim Pauschalpreis tragen Sie dieses Risiko. Schätzen Sie dann die Stunden, multiplizieren Sie sie mit Ihrem Stundensatz und rechnen Sie einen Puffer für Unvorhergesehenes ein. Liegt einem Vertrag ein Kostenanschlag zugrunde und ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, müssen Sie das dem Besteller nach § 649 BGB unverzüglich anzeigen. Für Privatkunden lohnt es sich bei Handwerkerleistungen, die Arbeitskosten getrennt auszuweisen. Nach § 35a EStG ermäßigt sich deren Einkommensteuer für Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen im eigenen Haushalt um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 1.200 €. Das gilt nur für Arbeitskosten und setzt eine Rechnung und eine Zahlung auf das Konto des Handwerkers voraus. So passt jede Preisform ins Angebot:
Stellen Sie den Rechner auf Gehalt und geben Sie Ihr Jahresbruttogehalt und Ihre Wochenstunden ein. Der Rechner teilt das Gehalt durch 52 Wochen und durch Ihre Wochenstunden und zeigt dazu Wochen- und Monatslohn. Bei 50.000 € brutto und 40 Stunden pro Woche teilen Sie durch 2.080 Stunden und kommen auf 24,04 € brutto pro Stunde. Bei 39 Wochenstunden sind es 24,65 €. Erhalten Sie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, rechnen Sie es in das Jahresgehalt ein. Zum Vergleich: Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 € pro Stunde. Wer vom Angestelltenverhältnis in die Selbstständigkeit wechselt, sollte beide Modi nebeneinanderlegen. Für dasselbe Jahreseinkommen muss der Stundensatz deutlich über dem bisherigen Stundenlohn liegen, weil Urlaub, Krankheit, Altersvorsorge und Betriebskosten nicht mehr von einem Arbeitgeber getragen werden.
Der letzte Schritt ist, den Preis in ein Angebot zu übernehmen. Führen Sie die Leistung als Positionen mit Stunden × Stundensatz auf oder als Pauschalpreis, und schreiben Sie dazu, was enthalten ist und was als Zusatzleistung gilt. Der Stundensatz aus dem Rechner ist ein Nettobetrag. Wer Verbrauchern Leistungen anbietet, muss nach § 3 PAngV die Gesamtpreise angeben, und der Gesamtpreis schließt nach § 2 Nr. 3 PAngV die Umsatzsteuer ein. Geschäftskunden erhalten meist Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer. Hat Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten und überschreitet er im laufenden Jahr 100.000 € nicht, sind Ihre Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei. Dann ist der Stundensatz zugleich der Endpreis. Die Preistabelle in Proposal Expert berechnet MwSt und Summen, auch die MwSt je Position. Im kostenlosen Plan erstellen Sie drei Angebote und nutzen drei digitale Unterschriften pro Monat.
Einen allgemein richtigen Wert gibt es nicht. Ihr Mindeststundensatz ergibt sich aus Ihrem Einkommensziel, Ihren Kosten und Ihren produktiven Stunden, und genau das rechnet der Rechner aus. Vergleichen Sie das Ergebnis danach mit den Sätzen, die in Ihrer Branche üblich sind. Liegt der Markt darunter, arbeiten Sie an Kosten, Auslastung oder Spezialisierung, bevor Sie den Satz senken.
Der Stundenlohn ist das, was ein Mitarbeiter pro Stunde brutto verdient. Der Stundenverrechnungssatz ist das, was der Kunde pro Stunde bezahlt. Er enthält zusätzlich die Lohnnebenkosten, die Gemeinkosten und einen Zuschlag für Wagnis und Gewinn, und er verteilt alles nur auf die direkt verrechenbaren Stunden. Deshalb liegt er immer deutlich über dem Stundenlohn.
Im Schema der Handwerkskammer Ostmecklenburg-Vorpommern sind es 1.455 direkt verrechenbare Stunden je Geselle bei 1.712 Anwesenheitsstunden. Wie viel Urlaub Sie ansetzen, entscheiden Sie als Selbstständige selbst. Arbeitnehmer haben nach § 3 BUrlG Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr, wobei als Werktage alle Kalendertage gelten, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Das sind vier Wochen.
Der Rechner arbeitet netto, also ohne Umsatzsteuer. Im Angebot an Privatkunden nennen Sie den Preis inklusive Umsatzsteuer, denn nach der Preisangabenverordnung ist der Gesamtpreis anzugeben. Geschäftskunden erhalten den Nettopreis zuzüglich Umsatzsteuer.
Teilen Sie den Tagessatz durch die Stunden eines Arbeitstags. 800 € bei acht Stunden sind 100 € pro Stunde. Vereinbaren Sie 7,5 Stunden pro Tag, sind es 106,67 €.