Aktualisiert am 30. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Handschriftliche Unterschrift, Signaturzeile und digitale Signatur mit den Menünamen aus Word
Eine Unterschrift fügen Sie in Word am schnellsten als Bild ein: Unterschrift scannen oder fotografieren, dann über Einfügen > Bilder an die richtige Stelle setzen. Mit Zuschneiden und Hintergrund entfernen wirkt sie wie mit Tinte geschrieben. Als AutoText gespeichert, steht sie in jedem neuen Dokument bereit. Soll ein anderer unterschreiben, fügen Sie eine Signaturzeile ein. Eine digitale Signatur mit Zertifikat macht spätere Änderungen am Dokument zusätzlich erkennbar. Unten finden Sie alle Wege mit den Menünamen aus der deutschen Microsoft-Hilfe, dazu den Weg auf dem Mac, das Unterschreiben mit der Maus und die Frage, wann eine solche Unterschrift rechtlich genügt.
Unterschreiben Sie mit schwarzer Tinte mittig auf einem weißen Blatt Papier, damit beim Scannen keine Ränder mit auf das Bild kommen. Scannen Sie die Seite und speichern Sie sie als Bilddatei auf Ihrem Computer. Microsoft nennt für Word unter Windows die Formate BMP, JPG und PNG. Haben Sie keinen Scanner, fotografieren Sie die Unterschrift mit dem Smartphone. Achten Sie dann auf gutes Licht und darauf, dass kein Schatten auf die Unterschrift fällt. Übertragen Sie das Foto anschließend auf Ihren Computer.
Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der die Unterschrift stehen soll, meist zwischen Grußformel und Ihrem Namen. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen die Option Bilder und fügen Sie die Bilddatei Ihrer Unterschrift ein. In Word für Mac heißt der Weg Einfügen > Bilder > Bild aus Datei. Navigieren Sie zu der Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Einfügen. Ist sie zu groß, ziehen Sie an einer Ecke, bis sie zur Schriftgröße Ihres Textes passt.
Wählen Sie das Bild aus. Auf der Registerkarte Bildformat klicken Sie auf Zuschneiden und ziehen die Ziehpunkte an die Unterschrift heran, bis kein Papierrand mehr zu sehen ist. Einen grauen oder weißen Papierhintergrund entfernen Sie ebenfalls auf der Registerkarte Bildformat mit Hintergrund entfernen. Word markiert die Bereiche, die entfernt werden, in Magenta. Sind Teile der Unterschrift magenta, wählen Sie Bereiche markieren, die beibehalten werden sollen, und fahren mit dem Zeichenstift darüber. Zum Schluss klicken Sie auf Änderungen beibehalten. Microsoft beschreibt diese Funktion für Word für Microsoft 365 und Word 2021.
Ist für das Bild das Layout In Zeile mit Text eingestellt, verhält es sich wie ein Buchstabe und verschiebt sich, sobald Sie darüber Text ändern. Soll die Unterschrift frei auf oder über einer Linie stehen, wählen Sie das Bild aus, klicken auf das Symbol Layoutoptionen und wählen unter Mit Textumbruch die Option Vor Text. Wählen Sie außerdem Position auf Seite korrigieren, damit die Unterschrift an ihrer Stelle auf der Seite bleibt. In kleinen Schritten verschieben Sie das Bild, indem Sie es auswählen und bei gedrückter Strg-Taste eine Pfeiltaste drücken.
Damit Sie die Unterschrift nicht für jedes Dokument neu einfügen, speichern Sie sie als AutoText. Tippen Sie unter das Bild Ihren Namen und bei Bedarf Position, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Markieren Sie Bild und Text gemeinsam. Öffnen Sie auf der Registerkarte Einfügen das Menü für Textbausteine, das die Microsoft-Hilfe Quick Parts nennt, und speichern Sie die Auswahl im Baustein-Katalog. Im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen geben Sie in das Feld Name einen Namen für den Unterschriftenblock ein, wählen im Feld Katalog den Eintrag AutoText und bestätigen mit OK. Später setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle und wählen im selben Menü unter AutoText den Namen Ihres Unterschriftenblocks.
Verschicken Sie das unterschriebene Dokument als PDF, damit Layout und Unterschrift beim Empfänger an ihrem Platz bleiben. Wählen Sie Datei > Kopie speichern oder bei einer neuen Datei Speichern unter, dann in der Dropdownliste PDF und klicken Sie auf Speichern. Microsoft weist allerdings darauf hin, dass viele Programme, auch Word, PDF-Dateien öffnen und bearbeiten können. Ein PDF allein garantiert also nicht, dass niemand die Datei ändert. Dafür brauchen Sie eine digitale Signatur, wie weiter unten beschrieben.
Die Unterschriftenzeile heißt in Word Signaturzeile. Sie zeigt mit einem X, wo jemand unterschreiben soll, und nennt darunter Name und Titel des Unterzeichners. Klicken Sie an die Stelle, an der die Zeile stehen soll. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text den Befehl Signaturzeile und dort die Office-Signaturzeile von Microsoft. Im folgenden Dialogfeld tragen Sie ein, was unter der Zeile erscheinen soll. Mit OK erscheint die Zeile im Dokument. Für jeden weiteren Unterzeichner wiederholen Sie die Schritte. Brauchen Sie dagegen nur eine Linie für eine Unterschrift auf Papier, genügt eine Linie aus Unterstrichen mit Ort, Datum und Name darunter. Im Dialogfeld sind diese Angaben möglich:
Mit einer digitalen Signatur. Microsoft beschreibt sie als elektronisches, verschlüsseltes Authentifizierungszeichen, das bestätigt, dass die Informationen vom Unterzeichner stammen und nicht verändert wurden. Dafür brauchen Sie ein Signaturzertifikat, das eine Zertifizierungsstelle ausstellt. Microsoft beschreibt zwei Wege:
Über die Registerkarte Zeichnen. Auf Geräten mit Touchscreen ist sie automatisch aktiviert. Sonst blenden Sie sie über Datei > Optionen > Menüband anpassen ein, indem Sie Zeichnen aktivieren. Wählen Sie auf der Registerkarte Zeichnen einen Stift, stellen Sie über den Pfeil neben dem Stift Stärke und Farbe ein und schreiben Sie Ihre Unterschrift mit Maus, Finger oder digitalem Stift. Word muss dafür in der Ansicht Drucklayout sein. Ist die Registerkarte Zeichnen abgeblendet, wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Option Drucklayout. Mit der ESC-Taste beenden Sie die Freihandeingabe. Die Unterschrift verhält sich danach wie eine Form, die Sie verschieben und in der Größe ändern können. Mit der Maus gelingt eine Unterschrift selten so gleichmäßig wie auf Papier. Brauchen Sie sie öfter, ist der Scan aus den Schritten oben meist die bessere Wahl.
Auf dem Mac fügen Sie die Unterschrift ebenfalls als Bild ein. Microsoft nennt für Word für Mac die Formate BMP, GIF, JPG und PNG. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen die Option Bilder > Bild aus Datei, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Einfügen. Auf der Registerkarte Bildformat schneiden Sie das Bild mit Zuschneiden zu, und auch Hintergrund entfernen steht in Word für Mac zur Verfügung. Zum Wiederverwenden markieren Sie Bild und Text und wählen im Menü Einfügen die Option AutoText > Neu. Im Dialogfeld Neuen AutoText erstellen geben Sie einen Namen ein und klicken auf OK. Später fügen Sie den Block über Einfügen > AutoText > AutoText ein. Die Microsoft-Hilfe zur Signaturzeile und zur digitalen Signatur nennt nur die Windows-Versionen von Word. Auf dem Mac bleibt Ihnen deshalb vor allem die Unterschrift als Bild.
Eine Unterschrift als Bild ist eine einfache elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung (Art. 3 Nr. 10). Ihr darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1). Für Briefe, Angebote und die meisten Verträge reicht sie, weil das Gesetz dafür keine bestimmte Form vorschreibt. Weil sich ein Bild leicht kopieren lässt, beweist es für sich allein allerdings wenig. Im Streitfall würdigt das Gericht es frei (§ 286 ZPO). Verlangt ein Gesetz die Schriftform, genügt ein Bild nicht. Dann brauchen Sie eine eigenhändige Unterschrift auf Papier (§ 126 Abs. 1 BGB) oder die elektronische Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB). Schreibt das Gesetz nur die Textform vor, genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der Sie als Erklärender genannt sind (§ 126b BGB). Eine Unterschrift ist dafür gar nicht nötig.
Die meisten Probleme haben mit dem Layout oder dem Bild selbst zu tun. So lösen Sie sie:
Viele Angebote entstehen in Word. Damit der Kunde zusagen kann, braucht es am Ende ein Feld für Name, Datum und Unterschrift. Schicken Sie das Angebot als PDF, kann der Kunde es in Acrobat Reader, in Vorschau oder auf dem iPhone unterschreiben und per E-Mail zurückschicken. Das funktioniert, kostet ihn aber den Umweg über Herunterladen, Unterschreiben und Zurücksenden. In Proposal Expert erstellen Sie das Angebot, verschicken es als Link und sehen, ob der Kunde es geöffnet hat. Der Kunde unterschreibt mit einer einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS, mit vertrauenswürdigem Zeitstempel und versiegeltem Audit-Trail. Eine fertige Word-Datei können Sie dort nicht hochladen und unterschreiben lassen. Die Signatur gilt für Angebote, die Sie in Proposal Expert erstellen. Das kostenlose Konto enthält 3 Angebote und 3 elektronische Unterschriften pro Monat.
Mit einem Scan oder Foto Ihrer Unterschrift, das Sie über Einfügen > Bilder einfügen. Dafür brauchen Sie nur Word und einen Scanner oder ein Smartphone. Zuschneiden, Hintergrund entfernen und AutoText gehören zu Word und kosten nichts extra. Kosten entstehen erst, wenn Sie digital mit Zertifikat signieren wollen. Zertifikate stellen Zertifizierungsstellen und Vertrauensdiensteanbieter aus, und solche Dienste werden laut eIDAS-Verordnung in der Regel gegen Entgelt erbracht.
Unterschreiben Sie auf weißem Papier, scannen Sie die Seite oder fotografieren Sie sie mit dem Smartphone und speichern Sie das Ergebnis als JPG oder PNG. Übertragen Sie die Datei per E-Mail, Kabel oder Cloud-Speicher auf den Computer. Auf dem Mac können Sie die Unterschrift in der App Vorschau auch mit dem Trackpad, der eingebauten Kamera oder einem iPhone in der Nähe erfassen und damit PDFs unterschreiben.
Die Signaturzeile ist zunächst nur ein Platzhalter mit einem X, dem Namen und dem Titel des Unterzeichners. Erst wenn jemand die Zeile signiert, fügt Word neben der sichtbaren Unterschrift eine digitale Signatur hinzu, die auf einem Zertifikat beruht. Eine digitale Signatur können Sie auch ohne sichtbare Zeile hinzufügen, über Datei > Info > Dokument schützen > Digitale Signatur hinzufügen.
Ja, wenn das Gesetz die elektronische Form zulässt. Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2 eIDAS-Verordnung) und kann die Schriftform ersetzen (§ 126 Abs. 3 und § 126a BGB). Bei manchen Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form aus, etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB). Dort brauchen Sie weiterhin Papier und eine eigenhändige Unterschrift.
Ein Bild Ihrer Unterschrift lässt sich aus jeder Word-Datei herauskopieren. Schicken Sie deshalb lieber ein PDF als die Word-Datei und legen Sie die Bilddatei Ihrer Unterschrift nicht in geteilte Ordner. Änderungen erkennbar macht erst eine digitale Signatur mit Zertifikat. Nach dem Signieren ist das Dokument schreibgeschützt, und die Schaltfläche Signaturen zeigt, wer signiert hat.