Aktualisiert am 30. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Ohne Drucker und Scanner, mit Programmen, die Sie meist schon haben
Am schnellsten unterschreiben Sie ein PDF im kostenlosen Acrobat Reader mit Ausfüllen und unterschreiben, auf dem Mac in der Vorschau und auf dem iPhone in der App Dateien. Sie tippen Ihren Namen, zeichnen die Unterschrift mit Maus, Trackpad oder Finger oder setzen ein Foto Ihrer Unterschrift ein. Dann ziehen Sie sie an die richtige Stelle und speichern das PDF, ganz ohne Drucker und Scanner. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur. Sie genügt für die meisten Verträge und Angebote. Nur wo ein Gesetz die Schriftform verlangt, brauchen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB).
Laden Sie Adobe Acrobat Reader herunter, falls er noch nicht installiert ist. Adobe bietet das Programm kostenlos für Windows und macOS an, und es kann PDFs nicht nur anzeigen, sondern auch unterzeichnen. Öffnen Sie dann das PDF, das Sie unterschreiben möchten. Adobe stellt die Oberfläche gerade auf das neue Acrobat um. Mit den Befehlen Neues Acrobat aktivieren und Neues Acrobat deaktivieren wechseln Sie zwischen der neuen und der klassischen Oberfläche. Die folgenden Schritte nennen die Wege für beide.
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Signieren. Alternativ wählen Sie Werkzeuge > Ausfüllen und unterschreiben oder den Eintrag Ausfüllen und unterschreiben im rechten Fenster. In der neuen Oberfläche stehen die Werkzeuge links. Dort öffnen Sie Alle Werkzeuge, wählen das Werkzeug zum Ausfüllen und Unterschreiben und finden Unterschrift und Initialen im Bedienfeld E-Signatur. Ist das PDF ein Formular, erkennt Acrobat die Felder automatisch. Fahren Sie mit der Maus über ein Feld, bis es blau hervorgehoben ist, klicken Sie hinein und tippen Sie Name, Ort oder Datum ein.
Klicken Sie auf das Symbol Signieren und wählen Sie, ob Sie Ihre Unterschrift oder nur Ihre Initialen hinzufügen möchten. Haben Sie schon einmal unterschrieben, erscheint Ihre gespeicherte Unterschrift direkt als Auswahl. Beim ersten Mal öffnet sich ein Fenster mit drei Möglichkeiten:
Klicken Sie auf Anwenden und dann auf die Stelle im PDF, an der die Unterschrift stehen soll, meist direkt über der Unterschriftslinie. Um sie zu verschieben, klicken Sie das Feld an und nutzen die Pfeiltasten. Größer, kleiner oder ganz entfernen können Sie die Unterschrift über die Werkzeugleiste, die am Feld erscheint. Fragt das Dokument nach Ort und Datum, setzen Sie diese Angaben mit einem Textfeld daneben. Prüfen Sie Position und Größe jetzt in Ruhe, denn nach dem Speichern ist die Unterschrift Teil der Datei.
Speichern Sie das PDF. Laut Adobe werden Unterschrift und Text beim Speichern Teil des PDF-Dokuments. Legen Sie am besten eine Kopie unter einem neuen Dateinamen an, etwa mit dem Zusatz unterschrieben, damit Sie das Original behalten. Schicken Sie die Datei dann per E-Mail an den Absender zurück. Möchten Sie umgekehrt selbst Unterschriften von anderen einholen, verweist Adobe auf das kostenpflichtige Acrobat Pro.
Auf dem Mac brauchen Sie kein zusätzliches Programm. Die App Vorschau kann PDF-Formulare ausfüllen und unterschreiben. Öffnen Sie das PDF in Vorschau, klicken Sie auf die Taste Werkzeugleiste einblenden, falls die Werkzeugleiste fehlt, und dann auf die Taste Unterschreiben. Beim ersten Mal erstellen Sie Ihre Unterschrift auf einem von drei Wegen. Danach klicken Sie auf die Unterschrift, ziehen sie an die richtige Stelle und passen die Größe mit den Aktivpunkten an. Nutzen Sie iCloud Drive, steht die Unterschrift auch auf Ihren anderen Macs bereit.
Öffnen Sie das PDF auf dem iPhone, zum Beispiel aus einer E-Mail. Fragt das iPhone danach, öffnen Sie das Dokument in der App Dateien und tippen auf Sichern. Tippen Sie auf die Taste Hinzufügen und dann auf Unterschrift hinzufügen. Unterschreiben Sie mit dem Finger, tippen Sie auf Fertig und ziehen Sie die Unterschrift an die richtige Stelle. Zum Schluss tippen Sie auf die Taste Menü und dann auf Exportieren, Drucken oder die Taste Teilen, um das Dokument weiterzugeben. Das iPhone speichert Ihre Unterschrift, sodass Sie sie beim nächsten Mal nur noch antippen. Auf dem iPad sind die Schritte gleich, dort unterschreiben Sie auch mit dem Apple Pencil. Seit iOS 26 gibt es auf dem iPhone außerdem die App Vorschau. Dort tippen Sie auf die Taste Formular ausfüllen und fügen die Unterschrift über die Taste Hinzufügen ein. In Apps wie Notizen und Fotos finden Sie dieselbe Funktion unter Markieren.
Ja. Ohne Installation geht es im Browser mit dem Online-Werkzeug von Adobe. Sie wählen das PDF aus, die Datei wird in Acrobat im Web hochgeladen, und Sie melden sich mit einem kostenlosen Adobe-Konto an. Dann wählen Sie Ausfüllen und unterschreiben, tippen Ihren Namen, zeichnen die Unterschrift oder laden ein Foto hoch, platzieren sie und laden das unterschriebene PDF herunter. Bedenken Sie, dass Ihr Dokument dafür auf die Server von Adobe gelangt. Für vertrauliche Verträge ist ein Programm auf Ihrem eigenen Gerät oft die bessere Wahl. Auf Android-Smartphones und -Tablets nutzen Sie die kostenlose App Adobe Acrobat Reader aus dem Google Play Store. Sie öffnen das PDF, tippen auf das Stiftsymbol, erstellen Ihre Unterschrift und setzen sie ein. Wer mit Google Workspace arbeitet, findet in Google Docs und Google Drive eine E-Signatur-Funktion. Laut Google steht sie aber nur in Workspace Individual und in bestimmten kostenpflichtigen Workspace-Abos zur Verfügung.
Wenn Sie in Acrobat Reader, Vorschau oder auf dem iPhone unterschreiben, setzen Sie ein Bild Ihrer Unterschrift in das PDF. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur, also Daten in elektronischer Form, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung). Das Bild zeigt, wer unterschrieben hat. Gegen spätere Änderungen am Text schützt es das Dokument aber nicht. Eine digitale Signatur mit Zertifikat arbeitet anders. Adobe beschreibt sie als verschlüsselte Methode, bei der eine digitale ID mit einem privaten Schlüssel zum Signieren und einem Zertifikat zum Prüfen verwendet wird. Eine spätere Änderung am PDF fällt dann bei der Prüfung auf. In Acrobat fügen Sie eine solche Signatur über Alle Werkzeuge > Zertifikat verwenden > Digitale Signatur hinzu. Mit dem Kontrollkästchen Dokument nach dem Signieren sperren verhindern Sie weitere Bearbeitungen. Stammt das Zertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter und liegt der Schlüssel auf einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit, entsteht eine qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung).
Für die meisten Dokumente ja. Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel vor Gericht nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt oder nicht qualifiziert ist (Art. 25 Abs. 1 eIDAS-Verordnung). Für die meisten Verträge, etwa über Dienstleistungen oder Warenlieferungen, schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Anders ist es, wenn ein Gesetz die Schriftform verlangt. Dann muss die Urkunde eigenhändig unterschrieben sein (§ 126 Abs. 1 BGB), oder Sie ersetzen sie durch die elektronische Form mit Ihrem Namen und einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB). Ein eingefügtes Bild Ihrer Unterschrift erfüllt die Schriftform nicht. Fehlt eine gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Geschäft nichtig (§ 125 BGB). Bei einigen Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form sogar ganz aus:
Meist liegt es an der Datei oder am Programm, nicht an Ihnen. Diese Ursachen kommen am häufigsten vor:
Wenn Sie als Unternehmer ein Angebot verschicken, ist der Weg über ein PDF für Ihren Kunden umständlich. Er lädt die Datei herunter, unterschreibt sie in einem der Programme oben und schickt sie per E-Mail zurück. Einfacher ist ein Link, über den der Kunde das Angebot liest und direkt unterschreibt. In Proposal Expert erstellen, versenden und verfolgen Sie Angebote und lassen sie elektronisch unterschreiben. Die Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS mit vertrauenswürdigem Zeitstempel und versiegeltem Audit-Trail. Das funktioniert für Angebote, die Sie in Proposal Expert erstellt haben, nicht für hochgeladene PDF-Dateien. Mit dem kostenlosen Konto erstellen Sie 3 Angebote und holen 3 elektronische Unterschriften pro Monat ein. Sagt der Kunde zu, bestätigen Sie den Auftrag mit einer Auftragsbestätigung.
Ja. Acrobat Reader ist laut Adobe kostenlos und kann PDFs unterzeichnen. Vorschau auf dem Mac und die Unterschriftsfunktion auf iPhone und iPad gehören zum Betriebssystem. Das Online-Werkzeug von Adobe ist ebenfalls kostenlos, verlangt aber eine Anmeldung. Kosten entstehen erst, wenn Sie über Adobe Unterschriften von anderen einholen wollen, wofür Adobe auf Acrobat Pro verweist, oder wenn Sie eine qualifizierte elektronische Signatur brauchen. Das qualifizierte Zertifikat dafür stellt ein Vertrauensdiensteanbieter aus, und solche Dienste werden laut eIDAS-Verordnung in der Regel gegen Entgelt erbracht.
Speichern Sie die Unterschrift beim ersten Mal. In Acrobat Reader aktivieren Sie dafür Unterschrift speichern. Die Unterschrift liegt dann in der Adobe Document Cloud und steht auch auf Ihren anderen Geräten bereit. Mit der mobilen Acrobat-App können Sie zudem ein Foto Ihrer Unterschrift aufnehmen und es am Computer weiterverwenden. Vorschau auf dem Mac merkt sich Ihre Unterschriften ebenfalls und gleicht sie über iCloud Drive mit Ihren anderen Macs ab. Das iPhone sichert eine erstellte Unterschrift automatisch für das nächste Mal.
Rechtlich meist nicht. Am Ende ist beides eine Datei mit einem Bild Ihrer Unterschrift. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, brauchen Sie eine eigenhändig unterschriebene Urkunde (§ 126 Abs. 1 BGB). Ein Scan davon ist nur eine Kopie. Haben dagegen nur Sie und Ihr Vertragspartner die Schriftform vereinbart, genügt im Zweifel auch die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2 BGB). Wo keine Form vorgeschrieben ist, sparen Sie sich mit der eingefügten Unterschrift das Drucken und Scannen.
Solange Sie das Dokument noch nicht gespeichert haben, ja. In Acrobat Reader klicken Sie die Unterschrift an und löschen sie über die Werkzeugleiste am Feld. In Acrobat im Web lässt sich eine Unterschrift nach dem Speichern nicht mehr bearbeiten. Behalten Sie deshalb immer eine unveränderte Kopie des Originals. Eine gespeicherte Unterschrift löschen Sie in Vorschau auf dem Mac, indem Sie auf die Taste Unterschreiben klicken, den Zeiger über die Unterschrift bewegen und rechts auf das X klicken.
Sie brauchen dafür eine digitale ID, also einen privaten Schlüssel und ein Zertifikat. In Acrobat wählen Sie Alle Werkzeuge > Zertifikat verwenden > Digitale Signatur, ziehen ein Rechteck an der Stelle auf, an der die Signatur erscheinen soll, wählen Ihre digitale ID aus und geben das Kennwort ein. Nach dem Signieren meldet das Signatur-Bedienfeld, ob alle Signaturen gültig sind. Für eine qualifizierte elektronische Signatur beantragen Sie das Zertifikat bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Die Bundesnetzagentur führt eine Liste dieser Anbieter.