Aktualisiert am 30. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Die drei Stufen nach eIDAS, die Formvorschriften im BGB und wie Sie jede Signatur erstellen
Am schnellsten erstellen Sie eine digitale Unterschrift, indem Sie Ihren Namen oder ein Bild Ihrer Unterschrift in ein PDF setzen, rechtlich eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS. Die EU-Verordnung kennt drei Stufen: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Für die meisten Verträge und Angebote genügt die einfache. Nur wo ein Gesetz die Schriftform vorschreibt, brauchen Sie eine QES (§ 126a BGB), und die gibt es nur mit einem qualifizierten Zertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Unten lesen Sie, wie Sie jede Stufe erstellen, wann welche Form gilt und welche Erklärungen weiter Papier brauchen.
Bevor Sie ein Werkzeug wählen, klären Sie, ob das Gesetz oder Ihr Vertrag eine Form vorschreibt. Davon hängt ab, welche Stufe der elektronischen Signatur Sie brauchen. Das BGB unterscheidet vier Fälle:
Eine einfache elektronische Signatur sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung). Die Bundesnetzagentur nennt als Beispiel schon den Namen unter einer E-Mail. Praktisch erstellen Sie sie mit Programmen, die Sie meist schon haben:
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss vier Anforderungen erfüllen (Art. 26 eIDAS-Verordnung). Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Signaturerstellungsdaten erstellt, die er mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und ist so mit den Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann. Dafür brauchen Sie ein Zertifikat für elektronische Signaturen. Die Bundesnetzagentur erklärt, dass es bei der fortgeschrittenen Signatur qualifiziert oder nicht qualifiziert sein kann. Solche Zertifikate bieten Vertrauensdiensteanbieter an. Einige qualifizierte Anbieter bieten neben der qualifizierten auch die fortgeschrittene Signatur an. Mit dem Zertifikat signieren Sie dann in Ihrer Software, zum Beispiel in Acrobat über Alle Werkzeuge > Zertifikat verwenden > Digitale Signatur oder in Word über Datei > Info > Dokument schützen > Digitale Signatur hinzufügen. Ob ein Verfahren alle vier Anforderungen erfüllt, hängt vom Anbieter und von der Identitätsprüfung ab.
Für eine qualifizierte elektronische Signatur brauchen Sie ein qualifiziertes Zertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Deutsche Anbieter erhalten diesen Status von der Bundesnetzagentur und stehen dann in der deutschen Vertrauensliste. Die Bundesnetzagentur veröffentlicht eine Liste der Anbieter, und die EU-Kommission zeigt die Anbieter aller Mitgliedstaaten im Trusted List Browser. Vor der Ausstellung muss der Anbieter Ihre Identität prüfen (Art. 24 eIDAS-Verordnung). Nach Angaben der Bundesnetzagentur geht das auf diesen Wegen:
Die Bundesnetzagentur unterscheidet zwei Wege. Bei der Fernsignatur liegt die qualifizierte Signaturerstellungseinheit beim Vertrauensdiensteanbieter, Sie brauchen also keine weiteren Hilfsmittel. Bei der Signaturkarte brauchen Sie die Karte mit dem qualifizierten Zertifikat, ein Chipkartenlesegerät und eine passende Signatursoftware. Soll die QES die Schriftform ersetzen, fügen Sie der Erklärung Ihren Namen hinzu und signieren das elektronische Dokument qualifiziert (§ 126a Abs. 1 BGB). Bei einem Vertrag müssen beide Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument so signieren (§ 126a Abs. 2 BGB). Geben Sie Signaturkarte und PIN nie weiter. Wer damit signiert, tritt nach außen als Sie selbst auf, und die rechtlichen Folgen treffen zunächst Sie.
Prüfen Sie jede Signatur, die Sie erhalten. Bei PDFs zeigen viele Programme das Ergebnis der Signaturprüfung direkt an. Verweist die Prüfung auf die eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014, ist die Signatur laut Bundesnetzagentur mit hoher Wahrscheinlichkeit qualifiziert. Für beliebige Dateiformate bietet die EU mit der Demo-Anwendung Digital Signature Service (DSS) eine Funktion zum Prüfen von Signaturen an. Bewahren Sie signierte Dokumente als Originaldatei auf, nicht als Ausdruck, denn nur die Datei trägt die Signatur. Für die langfristige Sicherheit empfiehlt die Bundesnetzagentur ergänzende Maßnahmen, etwa einen qualifizierten Bewahrungsdienst oder ein nach der TR-ESOR zertifiziertes System.
Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen, die aufeinander aufbauen. Jede höhere Stufe erfüllt alle Anforderungen der darunterliegenden.
Ja, jede Stufe hat Rechtswirkung. Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt oder die Anforderungen an qualifizierte Signaturen nicht erfüllt (Art. 25 Abs. 1 eIDAS-Verordnung). Die Stufen unterscheiden sich aber darin, welche Form sie erfüllen und wie gut sie etwas beweisen. Auf ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur wendet das Gericht die Regeln über die Beweiskraft privater Urkunden an. Den Anschein der Echtheit kann nur erschüttern, wer Tatsachen vorbringt, die ernstliche Zweifel begründen (§ 371a Abs. 1 ZPO). Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur würdigt das Gericht dagegen frei (§ 286 ZPO). Deshalb ist es bei einer einfachen Signatur wichtig, dass Sie nachweisen können, wer wann unterschrieben hat, etwa mit einem Zeitstempel und einem Protokoll des Ablaufs. Fehlt eine gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Geschäft nichtig, egal wie gut die Signatur ist (§ 125 BGB).
Immer dann, wenn ein Gesetz die Schriftform vorschreibt und Sie elektronisch statt auf Papier unterschreiben wollen. Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB). Die elektronische Form verlangt Ihren Namen und eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB). Auch die Bundesnetzagentur stellt klar, dass Prozesse, die der Schriftform bedürfen, eine QES benötigen. Ein Beispiel aus der Baupraxis ist die Kündigung eines Bauvertrags, die der schriftlichen Form bedarf (§ 650h BGB). Bei einigen Erklärungen hilft auch die QES nicht, weil das Gesetz die elektronische Form ausschließt:
Schreibt das Gesetz nur die Textform vor, brauchen Sie weder eine QES noch überhaupt eine Unterschrift. Es genügt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, auf dem der Empfänger die an ihn gerichtete Erklärung so aufbewahren oder speichern kann, dass sie ihm angemessen lange zugänglich ist, und das die Erklärung unverändert wiedergibt. Zwei Beispiele aus dem BGB:
Im Alltag meinen beide Begriffe oft dasselbe. Die Bundesnetzagentur trennt sie aber. Elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff aus der eIDAS-Verordnung und umfasst alle drei Stufen, vom getippten Namen bis zur QES. Digitale Signatur bezeichnet dagegen ein mathematisches und kryptographisches Verfahren, mit dem ein Empfänger Herkunft und Unversehrtheit von Daten prüfen kann. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen beruhen in der Praxis auf solchen Verfahren mit Zertifikat. Eine eingefügte Unterschrift als Bild ist dagegen eine elektronische, aber keine digitale Signatur in diesem Sinn. Wer also eine digitale Unterschrift erstellen will, sollte zuerst klären, ob ein Bild genügt oder ob ein Zertifikat nötig ist.
Nur bei qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern. Welche Anbieter in Deutschland zugelassen sind, sehen Sie in der Anbieterliste der Bundesnetzagentur. Anbieter aus anderen EU-Staaten finden Sie im Trusted List Browser der EU-Kommission. Eine QES, die auf einem qualifizierten Zertifikat aus einem Mitgliedstaat beruht, wird in allen anderen Mitgliedstaaten als QES anerkannt (Art. 25 Abs. 3 eIDAS-Verordnung). Rechnen Sie mit Kosten, denn Vertrauensdienste werden laut eIDAS-Verordnung in der Regel gegen Entgelt erbracht (Art. 3 Nr. 16). Vergleichen Sie vor allem, wie die Identitätsprüfung abläuft, ob der Anbieter eine Fernsignatur oder eine Signaturkarte anbietet und wie viele Signaturen im Preis enthalten sind.
Für ein Angebot und seine Annahme schreibt das Gesetz in der Regel keine Form vor. Eine einfache elektronische Signatur reicht deshalb meist aus. Wichtig ist, dass Sie später belegen können, wer wann welchem Angebot zugestimmt hat. Eine Ausnahme betrifft Handwerker und Bauunternehmen: Ein Verbraucherbauvertrag bedarf der Textform (§ 650i BGB), die eine Erklärung als PDF oder E-Mail erfüllen kann, in der der Erklärende genannt ist. In Proposal Expert unterschreibt Ihr Kunde das Angebot online mit einer einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS. Jede Unterschrift erhält einen vertrauenswürdigen Zeitstempel und einen versiegelten Audit-Trail. Das gilt für Angebote, die Sie in Proposal Expert erstellen und versenden, nicht für hochgeladene PDF- oder Word-Dateien. Im kostenlosen Konto sind 3 Angebote und 3 elektronische Unterschriften pro Monat enthalten. Braucht ein Vertrag die Schriftform, nutzen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur oder Papier.
Für eine einfache elektronische Signatur öffnen Sie das PDF in Acrobat Reader, wählen Ausfüllen und unterschreiben, zeichnen oder tippen Ihre Unterschrift und setzen sie mit Anwenden ein. Auf dem Mac nutzen Sie die Taste Unterschreiben in Vorschau, auf dem iPhone Unterschrift hinzufügen. Für eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur brauchen Sie zuerst ein Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter und signieren damit in Ihrer Software oder direkt beim Anbieter.
Unterschreiben Sie mit schwarzer Tinte auf weißem Papier und scannen oder fotografieren Sie das Blatt. Speichern Sie das Bild als JPG oder PNG. Auf dem Mac erfassen Sie die Unterschrift in Vorschau auch mit Trackpad oder Kamera, und die mobile Acrobat-App kann ein Foto Ihrer Unterschrift aufnehmen und mit Acrobat auf dem Computer synchronisieren. Das Ergebnis ist ein Bild, mit dem Sie einfach elektronisch unterschreiben, aber keine qualifizierte Signatur.
In der Regel nicht. Eine QES setzt ein qualifiziertes Zertifikat voraus, das nur ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ausstellt, und Vertrauensdienste werden laut eIDAS-Verordnung in der Regel gegen Entgelt erbracht. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Ihr Dokument überhaupt die Schriftform braucht. Für die meisten Verträge und Angebote genügt eine einfache elektronische Signatur, die Sie kostenlos erstellen können.
Rechtlich ist sie eine einfache elektronische Signatur, sobald Sie sie verwenden, um ein Dokument zu unterzeichnen. Eine digitale Signatur im technischen Sinn ist sie nicht, denn sie beruht auf keinem Zertifikat und macht spätere Änderungen nicht erkennbar. Die Schriftform erfüllt sie nicht. Dafür brauchen Sie eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126 und § 126a BGB).
Ja. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, wird in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt (Art. 25 Abs. 3 eIDAS-Verordnung). Ob ein Dokument im anderen Land eine bestimmte Form braucht, richtet sich allerdings nach dem jeweils anwendbaren Recht.