Aktualisiert am 30. September 2026 von der Redaktion von Proposal Expert
Übliche Zahlungsbedingungen, Formulierungen zum Kopieren und die Fristen aus dem BGB
Zahlungsbedingungen legen fest, wann, wie und unter welchen Voraussetzungen Ihr Kunde zahlt, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug“. Sie gehören schon ins Angebot. Nimmt der Kunde das Angebot an, sind sie vereinbart, und die Rechnung wiederholt sie nur noch. Fehlt eine Vereinbarung, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Beim Werkvertrag, also bei vielen Handwerksaufträgen, ist die Vergütung dagegen erst bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Unten finden Sie die üblichen Zahlungsbedingungen mit Beispielen, Formulierungen zum Kopieren, die Grenzen für lange Zahlungsziele, die Regeln zu Verzug und Skonto sowie zu Anzahlung, Abschlag und Vorkasse.
Das Zahlungsziel ist die Frist, die Sie dem Kunden für die Zahlung einräumen. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto“ bedeutet: Der Kunde zahlt den vollen Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen. „Netto“ heißt hier ohne Abzug, also ohne Skonto. Mit dem Nettobetrag vor Umsatzsteuer hat das Wort in diesem Zusammenhang nichts zu tun. Gleichbedeutend sind „netto Kasse“ und „ohne Abzug“. Wie die Frist gezählt wird, regelt das BGB. Der Tag des Ereignisses, etwa das Rechnungsdatum, wird nicht mitgerechnet (§ 187 Abs. 1 BGB). Die Frist endet mit dem Ablauf des letzten Tages (§ 188 Abs. 1 BGB). Fällt dieser Tag auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag, tritt der nächste Werktag an seine Stelle (§ 193 BGB).
Welche Zahlungsbedingung passt, hängt von der Größe des Auftrags, vom Kunden und von Ihrer Liquidität ab. Kurze Fristen schonen Ihre Kasse. Lange Fristen sind ein Kredit an den Kunden und gehören deshalb in Ihre Kalkulation. In der Praxis begegnen Ihnen vor allem diese Varianten:
Schreiben Sie die Zahlungsbedingungen in den Abschnitt Bedingungen, direkt unter die Preise, damit der Kunde sie vor seiner Zusage sieht. Nennen Sie den Betrag oder Anteil, den Auslöser (Auftragserteilung, Abnahme oder Rechnungsdatum) und die Frist in Tagen oder als festes Datum. Geben Sie auch an, wie gezahlt wird. Ein festes Datum hat einen Vorteil: Ist für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, kommt der Kunde ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Dasselbe gilt, wenn der Leistung ein Ereignis vorausgeht und sich eine angemessene Frist ab diesem Ereignis nach dem Kalender berechnen lässt (§ 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB). Diese Formulierungen können Sie übernehmen und anpassen:
Zwischen Unternehmen können Sie Zahlungsziele frei vereinbaren, aber nicht grenzenlos. Eine Vereinbarung, nach der Sie die Zahlung erst mehr als 60 Tage nach Empfang der Gegenleistung verlangen können, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und im Hinblick auf Ihre Belange als Gläubiger nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 1 BGB). Geht dem Kunden nach der Leistung eine Rechnung zu, zählt statt des Empfangs der Leistung der Zugang der Rechnung. Für öffentliche Auftraggeber gelten engere Grenzen: Mehr als 30 Tage müssen ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt sein, mehr als 60 Tage sind unwirksam (§ 271a Abs. 2 BGB). Eine Frist für die Überprüfung oder Abnahme von mehr als 30 Tagen ist ebenfalls nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 3 BGB). Diese Grenzen gelten nicht für Abschlagszahlungen und sonstige Ratenzahlungen und nicht, wenn ein Verbraucher die Zahlung schuldet (§ 271a Abs. 5 BGB).
Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Kunde durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit in Verzug. Eine Mahnung ist nicht nötig, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist oder sich nach dem Kalender berechnen lässt (§ 286 Abs. 2 BGB). Spätestens kommt der Kunde in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn Sie in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen haben. Während des Verzugs schuldet der Kunde Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Ist an dem Geschäft kein Verbraucher beteiligt, sind es neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Ist der Kunde kein Verbraucher, haben Sie außerdem Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB). Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam, außer gegenüber Verbrauchern (§ 288 Abs. 6 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli, und die Deutsche Bundesbank gibt ihn bekannt (§ 247 BGB).
Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung, und er gilt nur, wenn Sie ihn vereinbaren. Für Sie ist Skonto teuer. Bei „2 % Skonto innerhalb von 10 Tagen, 30 Tage netto“ verzichten Sie auf 2 %, damit der Kunde 20 Tage früher zahlt. Aufs Jahr gerechnet entspricht das rund 37 % Zinsen (2 / 98 × 365 / 20). Für den Kunden lohnt es sich deshalb fast immer, Skonto zu ziehen. Bieten Sie Skonto nur an, wenn Ihnen der frühere Zahlungseingang so viel wert ist. Steuerlich gilt: Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts gehört auf die Rechnung, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG). Nach dem Merkblatt des Landesamts für Steuern Niedersachsen genügt bei Skonto ein Hinweis wie „Bei Zahlung bis zum … 2 % Skonto“. Den Skontobetrag müssen Sie nicht ausrechnen. Zieht der Kunde Skonto ab, ändert sich die Bemessungsgrundlage. Sie berichtigen dann die geschuldete Umsatzsteuer, und der Kunde berichtigt seinen Vorsteuerabzug (§ 17 Abs. 1 UStG).
Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei der Abnahme des Werkes zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Bis dahin gehen Sie in Vorleistung. Das Gesetz gibt Ihnen aber ein Recht auf Abschlagszahlungen. Sie können einen Abschlag in Höhe des Wertes der Leistungen verlangen, die Sie erbracht haben und die nach dem Vertrag geschuldet sind (§ 632a Abs. 1 BGB). Die Leistungen weisen Sie durch eine Aufstellung nach, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Kunde die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern. Eine Anzahlung vor Beginn der Arbeiten oder Vorkasse vor der Lieferung vereinbaren Sie ausdrücklich, am besten im Angebot. Für Verbraucherbauverträge gelten zusätzliche Grenzen. Das sind Verträge, mit denen Sie sich gegenüber einem Verbraucher zum Bau eines neuen Gebäudes oder zu erheblichen Umbaumaßnahmen an einem bestehenden Gebäude verpflichten (§ 650i Abs. 1 BGB):
Es ist dringend zu empfehlen. Ohne Vereinbarung kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB), beim Werkvertrag ist die Vergütung erst bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Anzahlung, Skonto oder ein festes Zahlungsdatum gelten nur, wenn Sie sie vereinbaren. Im Angebot sieht der Kunde die Bedingungen vor seiner Zusage und nimmt sie mit dem Angebot an.
Der volle Betrag ist sofort fällig, ohne Skonto oder andere Abzüge. Eine Zeit nach dem Kalender im Sinne von § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ist „sofort“ aber nicht. Für den Verzug brauchen Sie deshalb eine Mahnung, oder es gelten die 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung aus § 286 Abs. 3 BGB. Wer schnell Klarheit will, nennt ein festes Datum, zum Beispiel „zahlbar bis zum 15. Oktober 2026“.
In der Praxis sind 14 Tage bei Handwerkern, Freelancern und Privatkunden verbreitet und 30 Tage bei Geschäftskunden. Bei größeren Aufträgen kommen Anzahlung und Abschläge hinzu. Zwischen Unternehmen sind mehr als 60 Tage nach Empfang der Leistung oder Zugang der Rechnung nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und nicht grob unbillig sind (§ 271a Abs. 1 BGB).
Nur mit Zustimmung des Kunden. Was mit der Annahme des Angebots vereinbart wurde, gilt. Ein kürzeres Zahlungsziel oder eine Vorkasse, die erst auf der Rechnung steht, hat der Kunde nicht vereinbart. Legen Sie die Bedingungen deshalb im Angebot fest und übernehmen Sie sie unverändert in die Rechnung.
Am einfachsten mit seiner Unterschrift unter dem Angebot, in dem die Bedingungen stehen. In Proposal Expert unterschreibt der Kunde das Angebot digital, mit einer einfachen elektronischen Signatur nach eIDAS, einem Zeitstempel und einem versiegelten Audit-Trail. Die Preistabelle berechnet Mehrwertsteuer und Summen. Mit dem kostenlosen Konto erstellen Sie drei Angebote im Monat und lassen drei davon digital unterschreiben, das PDF trägt dort ein kleines Wasserzeichen.